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Agenturbuch

Das Agenturbuch von Punktmacher enthält wichtige Informationen über Organisation, Kommunikation, Prozesse und Verhaltensweisen für Mitarbeiter. Punktmacher kennen die meisten der folgenden Fakten auswendig.

 

Rot markiert sind besonders wichtige Dinge.

Pink markiert sind Dinge, die Potenzial haben, konsequenter umgesetzt zu werden.

 

6-Kontakte-Regel

Ziel: Top of mind sein

Weg: 6x jährlich präsent sein bei Kunden z.B. FSG, dig. Karten, Termin …

AGB

Ziel:   rechtliche Grundlagen schaffen

Weg: Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Punktmacher liegen auf dem Server.

Agenturphilosophie

Wir sind bodenständig und von Grund auf ehrlich. Wir kommen ohne Umschweife zum Punkt. Wir begeistern uns für das, was unsere Kunden beschäftigt. Unsere Arbeit bereichert nachhaltig. Wir lieben Maßnahmen, denen fundierte Strategien und Konzepte vorausgehen. Wir erwarten konstruktives Feedback. Wir sind Antreiber. Wir kosten Geld. Wir sind Punktmacher. Punkt. (Quelle: punktmacher.de)

Akonto-Zahlungen

Ziel: Liquidität sichern

Weg: Wenn Kosten 10.000 Euro übersteigen, erhält der Kunde eine Akonto-Rechnung

Arbeitsplatz

Ziel: einen guten Eindruck hinterlassen

Weg: den Arbeitsplatz durchweg sauber und aufgeräumt hinterlassen

Arbeitszeit

Ziel: größtmögliche Erreichbarkeit erreichen (bei kleinstmöglicher Anwesenheit)

Weg: montags bis freitags, 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr, Mittagspause 12.00 Uhr bis 14.00 Uhr, während der Mittagspause besetzt und telefonisch erreichbar sein

Aufträge an Dritte

Ziel: Rechtliche Sicherheit bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte

Weg: Beauftragung Dritter nur mit schriftlicher Kunden-/GF-Freigabe; mündliche Freigaben schriftlich bestätigen; auf schriftliche Kundenfreigabe erfolgt Auftragsbestätigung

Ausgangsrechnungen

Ziel: Liquidität erhalten

Weg: Auftragsbestätigung einfach per Klick in eine Rechnung wandeln. Vorher:

  • Bilanzierung Std. i.S.v. Aufwand vs. Ertrag
  • negative „Bilanz“ = Rücksprache mit Teamleitung oder Geschäftsführung
  • Prüfung Fremdleistungen und deren Weiterberechnung
  • Media mind. 15% AE berechnen
  • 17,85% Delkredere
  • Empfänger-Adresse prüfen
  • Auftragsnummer/Referenz vom Kunden ergänzen
  • vorab ggf. AB zur Freigabe an Kunden senden
  • internationale Rechnungen mit Hinweis im Rechnungsfuß
  • Versendung via E-Mail
  • wenn Rechnungen falsch, Rechnungskorrektur erstellen + neue Rechnung

Bankverbindung von Punktmacher

DE62 4015 3768 0000 1537 44 bei der Verbundsparkasse Emsdetten-Ochtrup

Bei Anruf, Termin

Ziel: beim ersten Anruf bekommen Kunden einen Termin

Weg: Punktmacher können Kalender der Kollegen einsehen und Termine direkt vergeben

Belegexemplare

Ziel: die besten Belege für die Akquise griffbereit haben

Weg: Was für Vertriebsgespräche geeignet ist, soll André für die Akquisition gegeben werden. Dazu zählen außergewöhnliche Mailings und insbesondere Broschüren.

Bergfest

Ziel: Wertschätzung und ein guter Grund, zu feiern

Weg: Nach der ersten Hälfte der Probezeit findet ein Personalgespräch (PG) statt mit anschließendem Umtrunk und ggf. Würstchen auf der Terrasse.

Beschwerden bzw. Annehmen von Beschwerden

Ziel: uneingeschränkte Wertschätzung und Sicherstellung, dass Kunden weiterhin gern mit uns arbeiten

Weg: Erste Reaktion auf jede (!) Beschwerde ist Verständnis durch Aussagen wie z.B.

  • „Ich kann Ihren Unmut verstehen.“ oder
  • „Ich habe Verständnis dafür, dass Sie enttäuscht sind.“ oder
  • „Vermutlich wäre ich auch sauer, wenn ich in Ihrer Situation wäre.“

Aber: Verständnis zeigen bedeutet nicht, dass Punktmacher die Schuld auf sich lädt. Das ist im Folgenden zu prüfen. Es gilt:

  • Verständnis zeigen.
  • Danke sagen für das Feedback.
  • Lösung suchen.
  • Verbindlichkeit über die nächsten Schritte herstellen.
  • Übernahme der Aufwendungen klären (wer zahlt).

Sätze wie „Das glaube ich nicht.“, „Das kann ich mir nicht vorstellen.“ oder „Das ist hier noch nie vorgekommen.“ sind verboten. Jede Beschwerde ist in Revolver einzutragen. Die Geschäftsführung ist immer (!) zu informieren.

Besprechungsbericht (BSB)

Ziel: Gespräche übersichtlich zusammenfassen

Weg: 3 Spalten: 1. WAS (Entscheidung oder Aufgabe), 2. WER (Verantwortlich) und 3. WANN (Datum eintragen). Es gibt generell zwei Versionen: handschriftlich während des Termines inklusive Verteilung Kopien an alle Beteiligten oder formlose Auflistung digital, nach Fertigstellung Versendung in Form eines PDF

Bestellungen, Einkauf

Ziel: effizienter einkaufen

Weg: Zentralisierung durch formlosen „Antrag“ an die „Einkaufsabteilung“ (aktuell André und Marion Brömmel), dadurch schnellere Nachverfolgung, bessere Konditionen und schnellere Kontierung und Zuordnung der späteren Rechnungen zu Projekten.

Formlose Inhalte

  • Einkauf für Kunde oder für Punktmacher
  • Name Ansprechpartner auf Kundenseite (sofern Bestellung für Kunde)
  • bei Kundenauftrag: Bestätigung, dass Bestellung vom Kunden schriftlich vorliegt
  • Name Ansprechpartner bei Punktmacher (immer)
  • Projekt (keine Bestellung ohne Jobnummer)
  • Bezeichnung (Was)
  • Bestelldetails, Größe, Auflage, Anzahl, Material, Farbe etc.
  • Preis ca.
  • bestenfalls Link zur Bestellplattform
  • Weiterberechenbarkeit angeben inkl. Angabe AE/Delkredere in %
  • Liefertermin spätestens
  • Lieferadresse
  • Rechnungsadresse

Beispiel einer formlosen Bestellung

 

Privat: private Käufe z.B. bei Amazon & Co. können derzeit noch in die Agentur gesendet werden, allerdings wird erwartet, dass die Bestellung/Suche etc. außerhalb der Arbeitszeit vorgenommen wird.

Besucher + Gäste + Bewerber + Parkplatz + Anfahrtsbeschreibung

Ziel: ein geplantes Willkommen von Herzen

Weg: Besucher werden freundlich empfangen mit folgendem Procedere:

  1. Gast erhält via E-Mail die Anfahrtsbeschreibung
  2. Parkplatz freimachen + Parkplatzschild
  3. Raum eindecken mit Blöcken, Kugelschreibern, Tassen, Gläser, Kaffee, Milch, Zucker, Süßstoff, Wasser, ggf. belegte ½ Brötchen bestellen und zusammen mit Tellern und Servietten servieren
  4. Begrüßung i.S.v. „schön, dass Sie da sind“
  5. Begleitung zum Konferenzraum
  6. Abnehmen der Garderobe
  7. Angebot von Kaffee, Tee oder Wasser
  8. Ansprechpartner informieren, dass der Gast da ist

 

Bewerber (ehemalige) anschreiben

Ziel: Kontakt zu den Bewerbern halten und bei möglichem Wechsel für Punktmacher gewinnen

Weg: Regelmäßiges Kontakthalten über E-Mail, Xing etc. und Versendung von Informationen, die relevant sind für die Bewerber sein können und bestenfalls Interaktion nach sich ziehen. Anleitung zum Finden in Revolver:

  • Bei Revolver unter „Such-Dialog“: Adressen, Adress-Typ=potentielle Mitarbeiter eingeben
  • Danach bei Revolver oben rechts in der Leiste „exportieren“
  • Bei exportieren: alles auswählen
  • Export starten und speichern
  • Excel öffnen: Dokument importieren unter „unicode_UTF-8“ danach weiter auswählen: als Erstes „Tabstopp“, danach „Standard“, schließlich „Fertig stellen“
  • Personen, bei denen E-Mails hinterlegt sind à per E-Mail anschreiben
  • Personen, bei denen keine E-Mail hinterlegt ist à per Post anschreiben
  • Folgender Betreff: In Kontakt bleiben mit Punktmacher
  • Folgender Text: (z.B. vom 29.06.2017)
    Hallo XYZ, du bist bei uns in unserer Datenbank unter der Rubrik “potentielle Punktmacher mit Sternchen” eingetragen. Prüfe bei Gelegenheit, ob wir dich richtig im Bereich (Beratung/Text/Kreation) verortet haben. Wenn nein, sende uns gern aktuelle Daten zu, damit wir diese archivieren können.
    Schön, wenn du mit uns – Punktmacher – in Kontakt bleibst.
    Glückauf und viele Grüße, …
  • Wenn möglich unter den Text das Punktmacher Logo einfügen (dieses findet man auf dem Server unter: Grafik à Geschäftsausstattung à Allgemein à Logo à und dann das Logo mit dem Namen „…RGB“ wählen

Rückmeldung der Bewerber:

Wenn sich eine der angeschriebenen Personen zurückmeldet, muss Einiges geprüft werden:

  • Sollte es eine negative Rückmeldung sein, dass die angeschriebene Person nicht mehr möchte, dass wir ihre Daten besitzen, wird die Person im Revolver unter dem Punkt „verknüpft mit“ mit „löschen“ gekennzeichnet
  • Wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist, wird die E-Mail aus dem Kontakt bei Revolver gelöscht, der Rest des Kontaktes bleibt allerdings erhalten! (Daraufhin wird diese Person mit ihrer normalen Adresse per Post angeschrieben, soweit diese vorhanden ist) … ist diese nicht vorhanden, ist der Kontakt im Ganzen auf löschen zu stellen
  • Generell ist bei jeder Rückmeldung der jeweilige Kontakt im Revolver zu bearbeiten und aktualisieren, falsche Angaben werden entfernt
  • Generell sind Rückmeldungen der Bewerber immer zu beantworten, i.S.v. „Danke für deine Rückmeldung, wir haben deine Daten aktualisiert/gelöscht.“

Briefings

Ziel: eine präzise Vorgabe, die mit dem Arbeitsergebnis abgeglichen werden kann

Weg: Briefing kommen vom Kunden. Auf Wunsch des Kunden erstellt diese Punktmacher (ggf. „Re-Briefing“) und zuvor kalkuliert (einkalkuliert) und berechnet. Es gibt eine Vorlage (Server).

Briefmarken

Ziel: immer versandbereit sein

Weg: mind. 10 Briefmarken von 0,70 Euro und 1,45 Euro vorliegend (s. Bestellungen). Verwendung geschäftlich. Rechnungen z.B. werden per E-Mail versendet.

Buchhaltung + Steuerberater

Ziel: einwandfreie und lückenlose Buchführung

Weg: Unsere Buchhaltung ist intern in Person Marion Brömmel und extern Marc Rauhut bzw. Frau Ebbing von Rauhut Steuerberatungsgesellschaft mbH (s. Revolver).

Checkliste Kreation

Ziel: Ergebnisse, mit denen Punktmacher werben kann.

Weg: Nutzung Checkliste, um aus guter sehr gute Kreation zu machen (s. Anhang).

Checkliste neue Mitarbeiter

Ziel: Ein gutes Willkommen neuer Kollegen (s. Anhang).

Weg: Nutzung der Checkliste, um nichts zu vergessen.

Computer (Software-Installationen und Spiele)

Ziel: Hard- und Software stabil halten

Weg: keine eigenständigen Installationen von Hard- oder Software (s. IT/TK), keine Spiele während der Arbeitszeit. Vor Feierabend Dateien auf Server sichern.

Corporate Design (CD) von Punktmacher

Ziel: die Marke Punktmacher kommunikativ geradlinig führen

Weg: Die Website gibt Orientierung. Der rote Punkt wird nicht als Stilmittel verwendet, weder als Aufzählungszeichen in rot noch als roter Punkt am Ende eines Satzes. Klare Didaktik aus H1, H2, H3, Zitate einfügen und Hervorhebungen.

Credential, Agenturpräsentation, Agenturvorstellung

Ziel: eine pointierte und überzeugende Präsentation von Punktmacher

Weg: wenige Folien, vielmehr Nutzung der Zeit, über Probleme der Kunden zu sprechen

Datenübertragung

Ziel: schnelle und einfache Datenübertragung ermöglichen

Weg: Punktmacher besitzt ein Wetransfer-Konto (s. auch Wiki) bis 100 GB

Das bessere ist des guten Feind

Ziel: Kunden begeistern und erfolgreich machen mit den besten Ideen und Konzeten.

Weg: Generell gilt bis zur letzten Stunde vor der Präsentation: die bessere Idee schlägt die gute Idee. Zu spät ist daher nicht möglich. Der entscheidende Gedanke kann auch in letzter – oder allerletzter – Minute erfolgen.

Dateiablage

Ziel: Daten ohne Aufwand wiederfinden

Weg: ausreichend Ordner anlegen und klar beschriften (A-Z, verschiedenes, allgemein sind verboten); Dateibezeichnungen beginnend mit JJMMTT_… Leitz-Ordner in Regalen gibt es so gut wie keine mehr.

Digitale Karten

Ziel: Sympathie herstellen und sich in Erinnerung rufen.

Weg: Punktmacher hat 5 Karten (jpg): Wochenende, Urlaubswunsch, Glückwunsch, Danke und Genesungswunsch. Diese werden bei jeder Gelegenheit versendet.

Danke. Gerne. Sofort.

Ziel: Dankbarkeit und Respekt ausdrücken.

Weg: Wenn ein Kunde einen Auftrag platziert, dann bedanken wir uns. Außerdem sagen wir, dass wir das gern erledigen und erwähnen, dass wir sofort alle Vorbereitungen treffen, damit das Projekt erfolgreich läuft (was nicht gleichzeitig heißt, dass wir sofort loslegen und alles andere stehen und liegen lassen).

DSGVO (Datenschutz Grundverordnung

Ziel: Bestmögliche Einhaltung der DSGVO und finanziellen Schaden vermeiden

Weg: Informationsveranstaltungen, Disziplin im Umgang mit Daten sowie regelmäßige Prüfungen der Einhaltung der Vorgaben.

Dummy erstellen

Ziel: Fehlproduktionen vermeiden.

Weg: Vor der Produktion ist ein Dummy zu erstellen und intern freizuzeichnen. Die Verantwortung für die Erstellung liegt bei der Leitung Kreation.

Effizienz

Ziel: Einsatz der Arbeitszeit an der richtigen Stelle mit der richtigen Intensität

Weg: (Nur) das Richtige richtig tun, d.h. sich selbst hinterfragen, das Briefing des Kunden hinterfragen (s. Re-Briefing) und ggf. Fragen stellen und sich intern besprechen.

Elevator Pitch Punktmacher

Ziel: In wenigen Worten alles Relevante sagen.

Weg: „Punktmacher ist eine der wenigen Kommunikationsagenturen Deutschlands, die sich spezialisiert hat auf die Branchen Bau, Architektur, Handwerk und Wohnen. Als Punktmacher verzichten wir auf Prosa. Das macht die Zusammenarbeit unkompliziert. Wir bringen Ideen einfach auf den Punkt.“

Empfang, Telefon und Türklingel

Ziel: 100% Erreichbarkeit.

Weg: Wenn es klingelt, wird sich um Tür und Telefon gestritten (s. bei Anruf, Termin).

E-Mail-Betreff (FYI/FYA/TYD)

Ziel: Hohe Effizienz in der Kommunikation und Klarheit darüber, was vom Empfänger erwartet wird.

Weg: Wir nutzen folgende Regeln in Betreffzeilen von internen (und externen) E-Mails:

  • (FYI) Besprechungsbericht Kunde ist
    = For Your Information = der Empfänger hat keine Aufgabe, außer zu lesen
  • (FYA/10’/01.12.) IVE prüfen und an Kunde senden
    = For Your Action = Aufgabe: IVE prüfen und versenden bis 01.12., Aufwand 10 Min.
  • (TYD/01.12./16.00 Uhr) Freigabe Artikel für Presse
    = To Your Decision = Entscheidung erbeten (insbesondere von Führungskräften)

Eingangsrechnungen prüfen, mit Informationen versehen, scannen

Ziel: leichtes Wiederfinden von Rechnungen, Weiterberechnung sicherstellen

Weg: Eingangsrechnungen erhalten wir nur, wenn wir Aufträge vergeben. Die Person, die die Aufträge erteilt, ist auch die Person, die die Eingangsrechnungen prüft (s. Checkliste Eingangsrechnungen) und der Rechnung eine Jobnummer zuordnet entscheidet, ob die Aufwendungen berechnenbar sind oder nicht. Die Rechnung wird gescannt und auf dem Server (Beratung, Buchhaltung …) abgelegt.

Entscheidungen erleichtern durch Auswahl aus mind. 2 Möglichkeiten

Ziel: Kunden entscheiden sich im ersten Schritt

Weg: Entscheidungen fallen leichter, wenn Entscheider die Wahl zwischen A und B haben (vgl. auch Ausschlussverfahren). Das gilt für Layouts, Texte, Ideen und Konzepte.

Erste Hilfe

Ziel: Ein Erste-Hilfe-Set im Notfall jederzeit Griffbereit

Weg: Ein Erste-Hilfe-Set liegt im Abstellraum in der Küche.

Eskalationsstufen bei Verhandlungen nutzen

Ziel: Erlösen eines max. Betrages für die Leistung von Punktmacher.

Weg: Generell spricht immer der betreuende Berater mit dem Kunden. Bei Verhandlungen hält sich dieser immer schadfrei und verweist dabei auf den ihm übergestellten Verantwortlichen (Leitung Beratung oder Geschäftsführung). Beispiel: „Ich spreche gerne noch einmal mit Herrn Brömmel zu Ihrem Wunsch nach einem preislichen Nachlass. Er wird mir sicher den Kopf abreißen, aber für Sie mache ich mich bei ihm stark.“ Erst wenn dieser Weg in eine Sackgasse läuft, wird das Gespräch weitergegeben an die übergestellten Verantwortlichen bishin zur Geschäftsführung.

Facebook Punktmacher

Facebook Punktmacher

Ziel: Präsenz, in Erinnerung rufen (Stichwort 6-Kontakte-Regel)

Weg: Ca. 1x wöchentlich werden Neuigkeiten eingestellt. Verantwortlich ist die GF. News der Website von Punktmacher werden zu Facebook verlinkt. Erfreulich ist, wenn Mitarbeiter, Freunde und Partner die Inhalte dort „liken“ oder „teilen.“

(Fach-)Presse ruft an

Ziel: Das richtige sagen.

Weg: Sollte die (Fach-)Presse anrufen, um sich über die Agentur informieren zu wollen, ist der Anruf an die Geschäftsführung weiterzuleiten.

Farbausdrucke + Drucke

Ziel: Drucken und Scannen bis DIN A3 in Farbe

Weg: Farbausdrucke sehen immer gut aus, kosten aber auch (ca. 400 Euro/Monat zahlt Punktmacher für den Drucker). Wenn private Drucke gemacht werden wollen, dann ist kurz die Geschäftsführung zu fragen, damit es nicht zu Irritationen kommt.

Feuerlöscher

Ziel: Sicherheit in den Agenturräumen

Weg: Steht am Kopierer. Im Brandfall Sicherungsstifte ziehen, in Windrichtung (nicht gegen) zum Feuer stellen, Tür oder Fenster (also Fluchtweg) immer im Rücken belassen und dann stoßweise auf das Feuer halten. Merke: Im Falle eines Falles ist fallen lassen alles – dann nichts wie raus. Material ist ersetzbar, Leben nicht.

Für Sie gelesen (FSG)

Ziel: 6-Kontakte-Regel und Kunden halten, weil wir uns für sie interessieren

Weg: 2016 wurden über 120 sog. „Für Sie gelesen“ an Kunden und potenzielle Kunden versendet. Diese Dokumente halten a) Kontakt zum Kunden und zeigen b), dass wir uns für das interessieren, was den Kunden interessiert. Für die Umsetzung ist der jeweiliger Berater verantwortlich – unterstützen, finden und aufmerksam machen auf interessante News oder bemerkenswerte Inhalte kann hingegen jeder. Eine Word-Vorlage liegt auf dem Server unter „Vorlagen.“ Dauer der Erstellung vom Finden bis Versenden max. 5 Min./Stück.

Für Sie weitergedacht (FSW) – VERSTÄRKEN

Ziel: Kunden inhaltlich konkret inspirieren und ggf. Auftrag generieren

Weg: Weiterentwicklung des „Für Sie gelesen“. Hierbei wird nich nur der Artikel an den Kunden gesendet, sondern ein Denkanstoß für den Kunden gegeben. In der Vorlage wird beispielweise formuliert: „Was würde es für Ihr Unternehmen bedeuten, wenn Sie ab morgen auch 15% mehr Umsatz machen könnten?“

Für Sie fokussiert (FSF) – VERSTÄRKEN

Ziel: Punktmacher als PunktMacher positionieren

Weg: Neuerliche Weiterentwicklung aus FSG und FSW erstellt. Hierbei reduzieren wir die gelieferten Informationen auf das für den Kunden Wesentliche. Ergebnis: Siehe hier, Herr Kunde, wir haben eine relevante Info für dich und schon reduziert. Wenn du es dennoch gänzlich lesen willst, kannst du das gern tun.

Fotografen

Ziel: Ergebnisse produzieren, die sich sehen lassen können

Weg: Über die richtige Auswahl berät man intern (hauptverantwortlich Leitung Kreation).

Fotobriefing

Ziel: Klare Vorstellung im Vorfeld über das zu erstellende Ergebnis

Weg: So, wie wir nicht ohne Briefing vom Kunden arbeiten möchten, so möchte auch kein Fotograf ohne schriftliche „Einweisung“ arbeiten. Darin enthalten sind konkrete Angaben zur eigentlichen Idee bzw. zum Einsatz der Bilder, bestenfalls Scribbles und Beispielfotos, Entwürfe der späteren Anzeigen o.ä., Formate (hoch, quer), Auflösungen, Farbigkeiten, bestehende Bild- oder Farbwelten, Perspektiven, Serien, Angaben zu Nutzungsrechten etc. Bei aufwendigen Shootings gibt es, wie beim Dreh, ein Pre-Production Meeting mit dem Kunden.

Freieinweisungen

Ziel: Größtmöglicher fachlicher Input und Information über den Markt unserer Kunden

Weg: Die Bestellung oder Anfrage sog. Freieinweisungen erfolgt in Abstimmung mit der Geschäftsführung, um doppelte Freieinweisungen oder unnötige Bestellungen zu vermeiden. Aktuell erhält die Agentur u.a. diese Titel: DBZ, bauwelt, IKZ, AIT, Heizungsjournal, db, …

Freie Mitarbeiter + Online-Kapazitäten

Ziel: Die Arbeitskapazität der Agentur kurzfristig verdoppeln können.

Weg: Der Bedarf ist generell beim Einkauf anzumelden. Für Freisteller oder Bildbearbeitungen (EBV) gibt es Kapazitäten im Web, die schnell und kostengünstig sind. Dazu zählen u.a. freistellen.de. Für Texte haben wir Texter (Karhoff und Niederschmid). Für die Programmierung von Datenbanken und Websites Programmierer (Feinkost Lehmann). Für IT und TK einen Dienstleister (Inocurity). Für Druckerzeugnisse diverse Druckereien (u.a. Cramer). Für Werbeartikel einen Dienstleister (JK Werbung). Für das Korrekturlesen ein Lektorat (Wieners+Wieners).

Freigaben

Ziel: Fehlkosten vermeiden

Weg: Fehldrucke, die Punktmacher zahlen muss, belasten direkt den Gewinn! Daher gilt: Erst bei schriftlicher Freigabe des Kunden geben wir Dokumente in Produktion. Ohne Freigabe keine Produktion (s. auch Dummyerstellung). Bei mündlichen oder telefonischen Freigaben ist eine Telefonnotiz zu schreiben und an den Kunden zu senden.

Not: Wenn wirklich Entscheidungen getroffen werden müssen (fraglich ist, wann das überhaupt der Fall ist), die keinen Aufschub dulden oder Ansprechpartner nicht erreichbar sind, ist zuerst die Geschäftsführung zu informieren z.B. über TYD oder FYI und im Betreff ist auf den Umstand z.B. „XX soll ohne Kunden-Freigabe in Produktion gehen!“ hinzuweisen und deren Antwort abzuwarten.

Kleidungsstil intern/extern

Ziel: Präsentabel sein gegenüber Kunden, Lieferanten, Besuchern

Weg: Wir sind eine Werbeagentur, daher besteht keine Anzug-Pflicht. Dennoch möchten wir einen guten Eindruck machen. Dazu tragen bei Hosen, Röcke, Hemden, Blusen, saubere Schuhe, Jackets etc. Zu vermeiden sind Lochhosen, Schlabbershirts, kaputte oder schmutzige Schuhe. Für spontane Besuche auch beim Kunden sollten wir gerüstet sein.

Geburtstage von Kunden und Lieferanten

Ziel: Wertschätzung

Weg: Geburtstage von Kunden und Lieferanten sollten bekannt sein. Der Kundenberater, der den Kunden betreut, versendet eine Geburtstags-E-Mail an den Kunden (s. digitale Karten) und informiert zudem sein Team, damit in möglichen Telefonaten (nachträglich) gratuliert werden kann. Nach Geburtstagen sollte offensiv gefragt und diese in Revolver und im Kalender eingetragen werden.

Gerätebeschreibungen, -garantien, -umtausch und -Nachbestellungen

Ziel: Probleme schnell lösen, Reparaturen veranlassen

Weg: Bedienungsanleitungen sind in der Regel nicht vorhanden und auch nicht nötig. Im Web sind die meisten zu finden. Die Anleitung zur Kaffeemaschine steht in der Küche. Garantien werden derzeit nicht erfasst. Generell werden aber unter neue Geräte Kopien der Rechnungen geklebt (z.B. bei Tischen, Telefonen, Adaptern etc.). Somit ist eine Nachbestellung ebenso einfach wie eine Rückgabe, sofern sich das Gerät noch in der Garantie befindet.

Getränke

Ziel: Durst stillen ohne dafür einkaufen zu müssen

Weg: Kaffee, Tee und Wasser sind kostenlos in der Küche zu finden. Bier und Sekt werden zu besonderen Anlässen genutzt – ebenfalls kostenlos. Kunden erhalten hin und wieder kleine Saftflaschen. Die Nachbestellung ist anzuzeigen (s. Einkauf).

Ideen denken – Brainstorming

Ziel: Effizienter zu guten Ideen

Weg:  1. Schritt: allein Ideen denken. 2. Schritt: Ergebnisse mit anderen teilen und gemeinsam weiterdenken. Das sorgt nachweislich für mehr Output.

Informationen: Hol- und Bringschuld

Ziel: keine Diskussionen, Vorwürfe oder Suche nach Schuldigen

Weg: Grundsätzlich gilt: Die Weitergabe von Informationen ist Bringschuld für den, der die Information erhalten hat. Und zugleich auch Holschuld für den, der eine Information benötigt. Was hilft, sind Nachfragen und kurze Updates sowie Ablegen von Daten/Informationen auf dem Server in entsprechenden Ordnern.

Investitionsempfehlung (IVE)

Ziel: Verbindlichkeit und Planbarkeit für Kunden und Agentur herstellen

Weg: Es gibt kaum etwas wichtigeres als eine IVE. Diese werden in Revolver aus den Teilschritten eines Projektes automatisch erstellt bzw. daraus umgewandelt. D.h. auch, ohne Teilschritte in dem Projekt, werden IVEs nur in Ausnahmefällen erstellt. Hintergrund ist, dass die Teilschritte mit Stunden hinterlegt werden und die in der Zeiterfassung in Revolver eingegebenen Stunden von diesen budgetierten Stunden abgezogen werden. Somit sind dort auch Defizite zu erkennen.

IT, TK, Internet, Server, Backup

Ziel: Datensicherheit, unterbrechungsfreies Arbeiten

Weg: Matthias (IT) und Martin (TK) Gehlhaar von innocurity UG (s. Revolver)

Jobstatus

Ziel: Dem Kunden und der Agentur einen Überblick überlaufende Projekte geben.

Weg: Jede Woche erstellt der Kundenberater für den Kunden einen Jobstatus. Fünf Spalten reichen aus:

  1. Jobtitel und Jobnummer
  2. Status-quo, was ist bisher passiert (reduziert auf das Wesentliche)
  3. Was sind die nächsten Schritte (konkret formuliert)
  4. Wer ist verantwortlich für den nächsten Schritt (Person/Name)
  5. Datum bis wann das zu erledigen ist

Job-Übergabe

Ziel: Sicherstellung, dass Projekte reibungslos laufen

Weg: Bei Urlaub oder angekündigter Abwesenheit sind Übergaben zu erstellen. Diese sind schriftlich zu verfassen, um Verbindlichkeit und Klarheit herzustellen. Die Punkte 3 bis 5 aus dem Jobstatus sind anzuwenden (wer macht was bis wann).

Joker-Präsentation

Ziel: Termin bei Kunden und Chance erhalten, zu inspirieren oder etwas zu verkaufen

Weg: 3x jährlich wird Bestandskunden ein nicht verbrieftes Extra präsentiert. Vom Salesfolder bis zum Autoaufkleber ist alles erlaubt, was die Marke weiterbringt. Wer beim Kunden präsentieren (lernen) möchte, sollte auch die Entwicklung der Ideen in die Hand nehmen – somit ist jeder aufgefordert und eingeladen, von der Grafik über die Beratung bis hin zu den Auszubildenden.

Der Kunde muss nichts tun. Wirklich nichts! Weder Feedback geben, geschweige denn eine Entscheidung treffen oder gar etwas dafür zahlen. Diese Ideen dienen der reinen Inspiration. Zudem hilft es bei der Bewertung der Kunden-Agentur-Beziehung, anhand derer der Kunde erkennen kann, ob die Agentur „schläft“ oder noch „auf Spur“ ist. Erfahrungsgemäß steigt die Qualität der Ideen mit der Dauer der Zusammenarbeit. Und so kann es passieren, dass gelegentlich eine der Ideen tatsächlich auch umgesetzt wird, weil diese z.B. einen kommunikativen Punkt macht oder dem Vertrieb hilft, schneller zum Abschluss zu kommen oder ein Kundengespräch besser zu führen.

Kicker

Ziel: Zerstreuung zwischen der Arbeit.

Weg: Ein Kicker – den es aber (noch) nicht gibt.

Kleben von Dummies und Ringeln von Booklets

Ziel: Aufwand und Gesundheitsgefährdung vermeiden

Weg:  Booklets werden nur in Ausnahmefällen auf Wunsch des Kunden erstellt und berechnet. Ansonsten wird digital gearbeitet, d.h. PDF übersendet. Der Einsatz von Sprühklebern ist selbst für besagte Ausnahmen untersagt. Dummies werden mit Rollklebern, Pritstiften oder Heftern erstellt, denn es kommt weniger auf die Verarbeitung als vielmehr auf die Erkennbarkeit der Mechanik an.

Kontakterrunde

Ziel: Einigkeit und Transparenz intern herstellen, Fehler und Chancen erkennen

Weg: Findet unregelmäßig stattt – ist dann aber Pflichtveranstaltung für jeden Berater. Hier wird alles besprochen, was Kunden und Agentur betrifft. Pendant zur Kreativrunde.

Korrekturlesen bzw. Lektorat

Ziel: Fehlerfreie Produktionen (Print, Druck, Online)

Weg: Generell gilt: nichts geht in Produktion, ohne dass es professionell Korrektur gelesen wurde – es sei denn, der Kunde wünscht es ausdrücklich, weil er die Leistung nicht zahlen möchte. Diese Leistung muss vom Berater angeboten worden sein; s. auch Revolver „Lektorat verbindlich“. Lektorate sind z.B. Wieners und Wieners, mitunter auch Ute Hauswert, Burton-Münch-Partner (hochwertig) o.ä. Dem Kunden müssen wir klar machen

Kosten vs. Investment

Ziel: Marketing als Investment bekannt und Wertschätzung deutlich machen

Weg: „Kosten“ oder „Ausgaben“ sind zu vermeiden, stattdessen werden Begriffe wie „Investition“ oder „Aufwendungen“ verwendet.

Kreativmuster-Aufkleber

Ziel: Entscheiden können, was weggeworfen werden kann und was nicht

Weg: Gelbe Aufkleber, die auf besondere Belege oder Materialmuster etc. geklebt werden und eindeutig sagen: das ist wichtig, darf nicht weggeworfen werden, ist Eigentum von Punktmacher und wird im Büro von André gelagert.

Kreativrunde

Ziel: Austausch der Kreativen zum Thema Ideenfindung, Gestaltung, Satz

Weg: unregelmäßige Veranstaltung für Kreative. Pendant zur Kontakterrunde.

Kopierer, Scanner und Fax

Ziel: Workflow optimieren

Weg: Gedruckt werden kann bis DIN A3 in Farbe. Kopien und Scans können beidseitig erfolgen inkl. direkter Zusendung an eine E-Mail-Adresse. Steht im Flur. Faxnummer Punktmacher +49 2043 295084-99. Wer nicht weiß, wie es geht, fragt nach z.B. auch Tonerwechsel. Das sollte jeder 1x gezeigt bekommen.

Küche und Sauberkeit

Ziel: Ein Ort, an dem man gern isst und sich gern aufhält.

Weg: Wenn jeder damit so umgeht, als wäre es die eigene, dann ist die Küche ein schöner Ort. Das heißt, gelegentlich durch die Spülen wischen, Arbeitsplatte sauber halten, den Tisch nach jeder Nutzung abwischen, schmutzige Handtücher in die Reinigung geben (in den Abstellraum legen), die Mikrowelle reinigen wenn nötig etc.

Letzter in der Agentur

Ziel: Verbräuche minimieren und Sicherheit maximieren

Weg: Wer als Letzter die Agentur verlässt, hat die Pflicht, Drucker und Lichter auszuschalten und Türen wie Fenster zu verschließen (abschließbare Fenster berücksichtigen). Auch wenn wir versichert und Daten extern gesichert sind, würde uns ein Einbruch um Tage oder gar Wochen zurückwerfen und kann das Überleben der Agentur gefährden. Daher gilt Sorgsamkeit.

Lobkärtchen – VERSTÄRKEN

Ziel: Wertschätzung untereinander

Weg: Lobkärtchen sind 2016 eingeführt worden und sollen besondere Leistungen der Mitarbeiter sichtbar machen und für Wertschätzung sorgen. Sie werden persönlich überreicht werden.

Logo in Kunden-Anzeigen – VERSTÄRKEN

Ziel: Logo in Anzeigen von Kunden unterbringen

Weg: Kunden sind um Erlaubnis zu fragen für den Einbau des Logos.

Mahnung von Rechnungen

Ziel: Liquidität automatisiert sicherstellen

Weg: Mahnungen werden direkt geschrieben und versendet nachdem das Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um 4 Tage überschritten wurde (also nach 14 Tagen, weil 2 Arbeitswochen). Rechnungen werden in der Regel via E-Mail versendet, sodass ein „Nichtankommen“ ausgeschlossen werden kann.

Mailverteiler

Ziel: E-Mails schnell an Abteilungen oder alle Mitarbeiter adressieren können

Weg: Die Versendung von E-Mails an alle Mitarbeiter funktioniert, indem Verteiler angelegt werden z.B. beratung@punktmacher.de oder kreation@punktmacher.de oder alle@punktmacher.de – einfach machen.

Markenblätter – VERSTÄRKEN

Ziel: Marken stringenter führen

Weg: Zu jedem (größeren) Kunden soll ein Markenblatt existieren. Es dient dazu, die Marke auf einer einzigen Seite visuell zu komprimieren und die Projekte, die Punktmacher erstellt, daneben zu stellen und auf Stimmigkeit zu überprüfen. Darin enthalten sind Markensteuerrad sowie Bild- und Farbwelt sowie Angaben zu Tonalitäten.

Markenwerte Punktmacher

Ziel: Die Marke Punktmacher für Kunden erlebbar machen

Weg: Übersetzung der Markenwerte konstruktiv, progressiv, mutig und intelligent in das tägliche Verhalten, in die Arbeit, in die Kommunikation.

Markenkern Punktmacher

Ziel: Pointierte Kommunikation

Weg: Den Markenkern einhalten, d.h.: ehrliche, stringente und punktgenaue Marketingkommunikation

Mediaunterlagen

Ziel: das Leben leicht machen

Weg: Mediaunterlagen werden nicht gesammelt, sondern digital gegoogelt, wenn Bedarf entsteht oder beim Verlag nachgefragt.

Mentor

Ziel: Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter richtig und gut ankommen bei Punktmacher

Weg: Der Mentor kümmert sich in den ersten Wochen um den neuen Mitarbeiter. Er zeigt den Arbeitsplatz und sagt, wie die Agentur funktioniert, erklärt Jobabläufe, Archivierung, Kommunikation mit Kunden, Projektmanagement, den Umgang mit dem Agenturprogramm. Und der Mentor erklärt auch wie man den Postboten begrüßt, die Tür öffnet, Gäste empfängt und zur Not auch Kaffee kocht oder die Spülmaschine startet. Im Grunde ist der Mentor das lebende Agenturbuch.

Mitarbeitergespräch (während und vor Ablauf der Probezeit)

Ziel: erreichte und noch nicht erreichte Ziele von Mitarbeitern besprechen, Feedback zur geleisteten Arbeit, Wertschätzung des Einsatzes, Möglichkeit geben, sich weiter zu entwickeln und Anmerkungen zu machen

Weg: Jedem Mitarbeiter steht 1x jährlich ein Mitarbeitergespräch (Personalgespräch, kurz PG) zu. Die Terminfindung erfolgt durch den Mitarbeiter via Einladung durch Outlook (s. aber auch Hol- und Bringschuld). Die Zusammenfassung des PG erfolgt in Stichpunkten vom Mitarbeiter. Grund: da es um ihn geht, sollen dessen Anmerkungen zu 100% richtig erfasst werden. Bei Probezeit findet ein Gespräch nach 3 Monaten und dann vor/während/um 6 Monate statt.

Nachlässe, Rabatte

Ziel: „Verramschen“ und „Mondkalkulationen“ vermeiden, berechenbar bleiben.

Weg: Generell darf die Beratung max. 1% Nachlass geben. Daraus folgt, dass Kalkulationen mit größter Genauigkeit zu erstellen sind. Ein Aufschlagen, um später große Nachlässe zu geben, ist weder erlaubt noch geduldet.

Nachlässe

Ziel: Solide Kalkulationen und Berechenbarkeit beim Kunden herstellen

Weg: Punktmacher kalkuliert realistisch und orientiert sich am zu erwartenden Arbeitsaufwand. Kalkuliert wird im Durchschnitt mit 100,00 Euro/Std. Da es zuvor keine Aufschläge gibt, sind preisliche Nachlässe ausgeschlossen. Vielmehr ist gemeinsam mit dem Kunden zu besprechen, was mit dem vorhandenen Budget umgesetzt werden kann (Maximalprinzip). Es kommt aber vor, dass Kunden vom Einkauf des Unternehmens dazu angehalten werden, in Preisverhandlungen zu gehen und Preise generell zu drücken. In diesem Falle kann der Berater eigenständig maximal 2% von der Kalkulation nachlassen. Bei einem theoretisch kalkulierten Ertrag von 10 bis 15% würden 2% Nachlass allerdings bereits bis zu 20% Verlust des Ertrags bedeuten. Alternative zu Nachlässen sind Zugaben. Beim Wunsch nach größeren Nachlässen sind die Eskalationsstufen zwingend (!) zu durchlaufen.

Die Konsequenzen von Nachlässen können erheblich sein.

Neue Kampagnen: Information auf Website, Social Media und Presse

Ziel: Mit guter Arbeit Werbung für Punktmacher machen

Weg: Eine gute Referenz ist das Aushängeschild der Agentur. Auf der Website von Punktmacher sind „Referenzen“ die meist geklickten Inhalte. Daher gilt: Wenn eine neue Kampagne startet oder ein neues Motiv veröffentlicht wird, ist Bildmaterial für unsere Kommunikation zu erstellen. Der Verantwortliche Kundenberater und Kreative ist dafür verantwortlich.

Neugeschäft (NB = New Business)

Ziel: Kunden gewinnen und das Überleben (ggf. auch Wachstum) der Agentur sichern

Weg: Neukunden-Akquisition liegt ausschließlich in der Verantwortung der Geschäftsführung. Das kann nicht delegiert werden. Unterstützung von Mitarbeitern ist hingegen aber hilfreich, d.h. Empfehlungen und News z.B. zu Personalwechseln sind gern gesehen. Darüber hinaus fahren Mitarbeiter auch mit zu Erstterminen, sog. NB-Terminen.

Merke: Neugeschäft ist der wichtigste Kunde. Aber: Bestehendes Geschäft geht vor Neugeschäft!

OSKAR-Prinzip und Feedback geben – VERSTÄRKEN

Ziel: Eine hohe Motivation bei der Weitergabe von Lob und/oder Tadel.

Weg: Gelernte Form des Feedbacks, anzuwenden bei Lob und Tadel, das Wertschätzung zeigt und Sachebene von persönlicher Ebene trennt. Das funktioniert wie folgt:

O = objektiv Ich habe beobachtet, dass …

S = situativ Konkret ist mir das am xx. aufgefallen in der Situation …

K = konstruktiv Ich möchte dir einen Weg aufzeigen, der anders ist …

A = aktivierend Wenn du künftig folgendes machst …

R = Resultat Dann wird Kunde/ du mehr Lob/Dank/Erfolg erwarten können.

Personaldaten

Ziel: alle relevanten Daten verfügbar haben

Weg: Verantwortlich dafür ist die Geschäftsführung. Neue Mitarbeiter müssen spätestens zum 10. des ersten Monats Name, Vorname, Anschrift/Wohnadresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuerklasse, Anzahl Kinder auf LSt-Karte, Steuer-ID Nummer, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession, IBAN, BIC angeben.

Personalempfehlungen

Ziel: Die besten Menschen finden, die das Zeug zum Punktmacher haben.

Weg:  Grundsätzlich ist Punktmacher immer interessiert, Talente kennen zu lernen. Empfehlungen können an die Geschäftsführung herangetragen werden. Denkbar ist eine Provision für die erfolgreiche Vermittlung.

Pflicht + Kür – VERSTÄRKEN

Ziel: Kunden halten.

Weg: Über 60% aller Unternehmen kündigen die Agentur-Kundenbeziehung mit der Begründung, dass ihnen Inspirationen und Impulse fehlen. Das vermeidet Punktmacher durch Einhaltung von Pflicht und Kür, d.h.: Generell werden (abhängig vom Budget) zwei Entwürfe vorgestellt: das, was der Kunde gebrieft hat (Pflicht) und das, was Punktmacher überdies empfehlen kann (Kür). Beide sollten sich so sehr unterscheiden, dass klar ist, was was ist. Es gilt außerdem: Es wird immer mit der Pflicht begonnen, damit diese in jedem Falle fertig wird. Die Kür ist eine Kür. Weiterverfolgt wird generell eine der Ideen. Nur wenn der Kunde es wünscht und (!) zahlt, werden beide Vorschläge weiter verfolgt.

Pimp my brochure

Ziel: Kunden inspirieren und Broschüren interessant gestalten.

Weg: Es existiert eine Liste (s. Anhang) mit Ideen, wie z.B. Broschüren, Preislisten interessant gestaltet bzw. was bei einer Überarbeitung bedacht werden kann, damit das Dokument interessanter und für die Zielgruppen und für den Kunden begehrlicher und wertvoller wird.

Post Production bzw. EBV (elektronische Bildverarbeitung)

Ziel: Sicherstellung der bestmöglichen Qualität der Ergebnisse.

Weg: Hier gemeint Bildausarbeitung auf hohem künstlerischen (und finanziellen) Niveau. Nicht jeder Job muss zwangsläufig in die Post Production. Beratung und Kreation entscheiden nach Timing-, Kosten- und Gestaltungsgesichtspunkten darüber, was wohin geht – oder selbst gemacht wird (s. auch make or buy).

PR (Public Relations) und PM (Pressemitteilungen) und Presseverteiler

Ziel: Punktmacher bekannt machen.

Weg: Generell gilt es, einen guten Draht zur Presse zu halten und regelmäßig Pressemitteilungen zu schreiben und zu versenden. Dazu dient u.a. ein Presseverteiler. Dieser muss angelegt und aktualisiert werden.

Prämie von Punktmacher (freiwillig, kein bestehendes Recht)

Ziel: Wertschätzung besonderer Leistungen einzelner Mitarbeiter.

Weg: Eine freiwillige Leistung von Punktmacher zur Steigerung der Gesundheit. Darin werden wenige Krankheitstage, Halten von Jokerpräsentationen, schnelles Schreiben (10-Finger), Mitgliedschaft im Sportverein und Nicht-Rauchen honoriert.

Preisliste

Ziel: Einheitliche Kalkulationen

Weg: Auf dem Server liegt eine Preisliste. Sie gibt Orientierung, wie bestenfalls Kampagnen, Anzeigen, Websites angeboten werden.

Proofs

Ziel: Sicherstellung, dass Vorstellung und Endergebnis übereinstimmen

Weg: Proofs sollten am Anfang von Kampagnen-Motiven, sog. Key-visuals, vor deren ersten Veröffentlichung erstellt werden und Kosten sowie Inhalt vom Kunden freigegeben werden. Bestenfalls erhält der Kunde das Original und gibt dieses frei. EK Proof DIN A4 ca. 25,– Euro, DIN A3 ca. 40,– Euro zzgl. Anlegen der zu proofenden Daten von Punktmacher sowie Kurier- und Versandaufwendungen.

Projektbewertungen – VERSTÄRKEN

Ziel: Kundenmeinung und Stimmung in Erfahrung bringen und messbar machen, ob sich die Arbeit von Punktmacher in den Augen des Kunden verändert (positiv/negativ).

Weg: Es gibt ein Formular, das nach Abschluss größerer Projekte mit dem Ansprechpartner besprochen (in Ausnahmen an diesen versendet) wird mit der Bitte, dieses auszufüllen. Das Ergebnis ist wichtiges Indiz für die Abfrage der Zufriedenheit und sorgt außerdem für die Reflektion des Projektes.

Projektablauf

Ziel: Effiziente Prozesse

Weg: Der Prozess eines Projektes bei Punktmacher läuft in der Regel wie folgt ab:

  • Problem, Wunsch, Anfrage, Jokeridee etc.
  • Briefing und ggf. Re-Briefing Kunde
  • externe Dienstleister anfragen (z.B. Druckerei)
  • IVE erstellen
  • IVE freigeben lassen
  • AB erstellen
  • AB versenden
  • Grafik und ggf. Weitere (Text, Programmierung, Fotograf etc.) briefen
  • Layout in Pflicht und Kür entsprechend des Timings an den Kunden senden
  • Layoutabstimmung mit dem Kunden
  • Layoutfreigabe des Kunden (schriftlich)
  • Proof erstellen
  • Lektorat in Auftrag geben
  • Lektoratskorrekturen ggf. mit dem Kunden besprechen
  • interne Qualitätskontrolle (Qualitätsschleife) laufen lassen
  • Reinzeichnung (RZ) machen
  • Druckdatei an Druckerei oder Kunde senden (je nach Absprache)
  • Rechnungsstellung (ggf. nach Eingang der Fremdkosten-Rechnung)
  • Belege beim Kunden erfragen und in der Agentur herumzeigen

Punktmacher-Logo

Ziel: Jederzeit das richtige Logo finden oder versenden können.

Weg: Nur das aktuellste Logo (horizontal, vertikal) liegt auf dem Server.

Rauchen

Ziel: Arbeitszeit nutzen, ein herzliches Willkommen sicherstellen, Gesundheit schützen

Weg: Rauchen ist nachweislich ungesund. Wer dennoch raucht, frönt diesem Laster nicht vor der Agenturtür, sondern hinten im Garten in der Eck. Und bitte allein, d.h. Verabredungen oder Terminvereinbarungen sind nicht erlaubt. Raucher wissen, dass Kollegen, die nicht Rauchen, öfter erreichbar sind am Telefon und weniger Arbeitszeit verloren geht. Die Büros und das gesamte Gebäude sind Nichtraucherzonen. Es gibt auf dem Gelände nirgends einen Aschenbecher, d.h. Überreste werden durch den Raucher sicher und unauffällig entsorgt.

Revolver

Ziel: Ein zentrales System mit Informationen, auf die alle zugreifen können.

Weg: Revolver. Alle Adressen und die Projekte werden hier eingegeben und gepflegt. Die Stundenerfassung erfolgt ebenfalls in Revolver. Die Einweisung in das Programm für neue Kollegen erfolgt im Team Kreation oder Beratung durch den Mentor.

Re-Briefings – VERSTÄRKEN

Ziel: Missverständnisse und Fehlarbeiten vermeiden – VERSTÄRKEN

Weg: Sind meist sinnvoller als die Weitergabe der Kundenbriefings, da sie wiedergeben, was die Agentur von dem Briefing des Kunden verstanden hat. Die Entscheidung, ob dem Kunden ein Re-Briefing zugesendet werden soll, obliegt der Beratung.

Rhetorik

Ziel: Informationen von Ansprechpartnern erhalten und aktiv zuhören

Weg: Ein Beispiel sind offene Fragen. Offene Fragen sorgen für mehr Informationen unserer Ansprechpartner, denn: offenen Fragen können nicht mit „ja/nein“ beantwortet werden. Offene Fragen beginnen mit einem „w“ wie z.B. Warum? Wie? Was? Wann? Weshalb? Wodurch? Jeder Punktmacher sollte in Rhetorik mindestens 1x jährlich intern am entsprechenden Workshop teilnehmen.

Statt einem “Reserviert”-Schild ist hier eine Einladung für kommende Gäste formuliert. Dieser Tisch ist frei bis XX.XX Uhr gibt den Gästen die Gelegenheit, selbst zu entscheiden, ob die Zeit ausreicht, sich nieder zu lassen und zu essen oder etwas zu trinken.

Rechtschreibhilfen

Ziel:

Weg: Die Office-Programme haben eine Rechtschreibhilfe. Es ist sinnvoll, diese zu nutzen z.B. indem Texte aus Dokumenten (PDF, InDesign) herauskopiert und in Office hineinkopiert und dort überprüft werden. Alternativ soll gern ein Lektorat beauftragt und vom Kunden bezahlt werden.

Reinzeichnungen und Qualitätsschleife

Ziel: Zufriedene Kunden und Gewinne für die Agentur (keine Fehlkosten)

Weg: Generell können Reinzeichnungen von allen Mitarbeitern der Kreation erstellt werden. Vor Druck ist die sog. Qualitätsschleife (kurz Qualischleife) zu machen, d.h. 3 Personen zeichnen das Dokument ab (Beratung, Kreation, Text), die es im besten Fall zuvor noch nicht gesehen haben. Wichtig: Vor Produktion Dummy erstellen (s. auch Dummy). Auch wichtig: Die Aufwände/Zeit für diese Schleife sind vom Kunden zu zahlen.

Runder Tisch

Ziel: Bindung zum Kunden halten, verbessern und intensivieren

Weg: Bestenfalls zweimal im Jahr setzt sich Punktmacher mit jedem Kunden an einen „Runden Tisch“, um aus gelaufenen Jobs zu lernen und ggf. Strategien daraus zu entwickeln, die die Zusammenarbeit in der Zukunft und die Bindung zum Kunden verbessern.

Schnellschüsse hinterfragen – VERSTÄRKEN

Ziel: Bewerten können, was geht – und was nicht.

Weg: „Schnellschüsse“, d.h. Aufträge, die sofort realisiert werden müssen, kommen immer wieder vor. Eine hohe Geschwindigkeit erhöht die Fehlerquote. Was allerdings „schnell“ oder „kurzfristig“ bedeutet, ist häufig unklar: Es gilt daher, den Ansprechpartner auf Kundenseite zu fragen, wann konkret das Ergebnis vorliegen soll. Die Erkenntnis: häufig ist es gar nicht so eilig wie anfangs gedacht.

schnell + gut + günstig = unmöglich – VERSTÄRKEN

Ziel: Klarheit in der Kommunikation und in den Erwartungen

Weg: Merke: schnell + gut + günstig = gehen nicht zeitgleich zusammen. Es gehen in der Regel nur 2 dieser 3 Faktoren gleichzeitig, z.B. schnell + günstig, aber nicht zugleich „gut“. Oder gut + günstig, dann aber nicht schnell. Punktmacher teilt das mit. Das ist ein Grund, warum z.B. auf ganz eilige Projekte bzw. Termine sog. Express-Zuschläge erhoben werden.

Stundenerfassung

Ziel: Geleistete Arbeit berechnen

Weg: Die Erfassung erfolgt über Revolver. Es werden alle 8 Stunden erfasst. D.h. wer um 8.00 Uhr kommt und um 17.00 Uhr geht, 1 Std. Mittagspause macht, trägt 8 Arbeitsstunden ein. Generell sollte die Kreation bestrebt sein, möglichst 100% der Stunden auf Kundenprojekte zu verteilen. Zeiten z.B. für Jokerpräsentationen für den Kunden sind in „Diverse Arbeiten“ bei diesem Kunden einzutragen (Haken „weiterberechenbar“ deaktiviert). Freitags abends sind die Stunden für die Woche spätestens in Revolver einzutragen.

Konsolenansicht: Die Stundenerfassung wird enorm leichter, wenn die sog. Konsolenansicht benutzt wird.

Telefonanlage

Ziel: Die Telefonnummern von Ansprechpartnern schnell finden.

Weg: Jeder Mitarbeiter hat Durchwahlen, anzurufen mit: **Durchwahl. Für externe Gespräche muss keine 0 vorgewählt werden. Private Telefonate sind nicht so gern gesehen. Noch weniger gerne sind private Gespräche zu Mobilgeräten gesehen (weil teurer). Ansprechpartner für die Telefonanlage ist Matthias Gehlhar. Am Rande: Wir telefonieren über die Telekom.

Termine + Kalender und „Bei Anruf Termin

Ziel: Termine sehen und schnell vergeben können

Weg: Interne wie externe Termine werden in Outlook eingetragen und die Kollegen entsprechend eingeladen. An- und Abreisen sind ebenfalls einzutragen, damit sichtbar ist, wie lange die Kollegen unterwegs sind. Relevante Kürzel für einzutragende Termine sind:

  • KGe = Kundengespräche extern
  • KGi = Kundengespräch intern
  • NBe = New Business Termin extern
  • NBi = New Business Termin intern
  • AGe = Arbeitsgespräch extern
  • AGi = Arbeitsgespräch intern

Timings

Ziel: Verbindlichkeit herstellen und Erwartungen halten

Weg: Entweder Erstellung von Timings z.B. in Excel oder – noch besser – direktes Einfügen der Termine in den Jobstatus. Dabei gilt in der Regel immer: Inhalte/Informationen einfach und kurz halten z.B. durch die Formel „Wer macht was bis wann.“

 

Merke: Lass den Kunden in Verzug sein, aber nicht die Agentur.

Toiletten

Ziel: Sauberkeit sicherstellen

Weg: Da die Toiletten sowohl von uns wie auch von Kunden benutzt werden, ist der saubere Umgang Pflicht. Vor Terminen ist das Örtchen noch einmal zu prüfen, um ggf. Handtücher zu wechseln oder für frische Luft zu sorgen.

Transfer-Ordner

Ziel: schneller Transfer großer Daten innerhalb der Agentur

Weg: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen Transfer-Ordner auf dem Server „Punktmacher.“ Sinn ist, große Daten austauschen zu können. Der Transfer-Ordner ist keine Ablage, d.h. der eigene Ordner hat generell leer zu sein. Gelegentlich werden die Daten bzw. alle Transferordner gelöscht (nicht zwingend geht dieser Aktion eine Information voraus). Was dann weg ist, ist weg.

Urlaub und automatische E-Mail-Antwort

Ziel: E-Mail-Absendern freundlich mitteilen, dass man nicht da/im Urlaub ist

Weg: Einrichtung einer Abwesenheit und automatische E-Mail-Antwort mit folgendem Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

in der Zeit vom XX.XX. bis einschließlich XX.XX. sammle ich neue Inspirationen, um für Unternehmen nach meinem Urlaub nachhaltige kommunikative Punkte zu machen.

 

E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XXXX XXXXX (XXXXX@punktmacher.de) oder rufen Sie an unter +49 2043 295084-0.

 

Zwischenzeitlich wünsche ich Ihnen eine gute Zeit und Glückauf.

 

XXXX XXXXX

Urlaub einreichen + abzeichnen

Ziel: flexibel Urlaub bewilligen lassen

Weg: Urlaube werden von den Kollegen abgezeichnet, also nicht von der Geschäftsführung (die Geschäftsführung bekommt lediglich eine Kopie zur Ablage in der Personalakte). D.h. auch, dass der abzeichnende Kollege verantwortlich ist, dass es in der Abwesenheit des anderen läuft und zu keinen Engpässen führt.

Urlaubsinformation an den Kunden

Jeder im Bereich Beratung sollte seinen Kunden telefonisch oder via E-Mail über den anstehenden Urlaub und seine Vertretung frühzeitig informieren.

Verbesserungsvorschläge

Ziel: Verbesserung der Motivation, der Kundenbeziehungen, der Wirtschaftlichkeit, der Prozesse … etc.

Weg: Verbesserungsvorschläge sind sehr gern gesehen und werden sofort mit 10 Euro in bar von André (privat) honoriert. Dazu ist eine Verschriftlichung nötig mit folgenden Inhalten:

  • Was ist also das aktuelle Problem?
  • Wie löst die Idee das Problem?
  • Welches Investment (in Zeit/Geld) wird die Umsetzung in Anspruch nehmen (circa)?
  • Was wird es Punktmacher bringen (in Zeit/Geld/Wert)?

Punktmacher hat nach Einreichung 4 Wochen Zeit, zu der Idee Stellung zu nehmen. Eine Honorierung bei besonders guten Ideen bzw. Ergebnissen ist denkbar und kann besprochen werden.

Videoüberwachung innen und außen

Ziel: Abschreckung und schneller Einblick aus der Ferne, wenn keiner im Büro ist.

Weg: Außen sind zwei Kameras installiert, innen im Flur eine. Diese Kamera zeichnet auf. Wer will kann unten im IT-Keller auf dem Monitor sehen, was genau aufgezeichnet wird. Jeder Mitarbeiter hat unterschrieben, dass er mit dieser Form der „Überwachung“ einverstanden ist (Einverständniserklärung).

Visitenkarten

Ziel: Jeder Mitarbeiter kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Weg: Jeder Mitarbeiter erhält mindestens 100 Stück zum Start bei Punktmacher. Auf der Rückseite ist ein Bild inklusive einer Aussage zu finden.

Website Punktmacher – VERSTÄRKEN

Ziel: Gefunden werden

Weg: Auf www.punktmacher.de werden sehr regelmäßig Blogbeiträge, News, Referenzen eingestellt, die SEO-optimiert über das CMS (Content Management System) WordPress eingefügt werden. Aktualisierungen und Blogbeiträge erfolgen derzeit von André Brömmel. Wichtig ist, dass Referenzen, also Ergebnisse von Projekten, regelmäßig mitgeteilt werden, damit immer ausreichend Content zur Verfügung steht.

Weiterbildung – VERSTÄRKEN

Ziel: Uptodate sein und neue Impulse erhalten, um diese an Kunden weitergeben und inspirieren zu können.

Weg: Bei Punktmacher finden interne und externe Weiterbildungen statt. Generell sind alle Punktmacher aufgefordert, sich regelmäßig weiterzubilden. Je nach Weiterbildung, Ziel, Schwerpunkt, Art, Invest, Dauer und Ort unterstützt Punktmacher diese Weiterbildung. Das Finden der richtigen und geeigneten Weiterbildung soll der Mitarbeiter gern selbst in die Hand nehmen (s. auch Personalgespräche).

Wiki

Ziel: Informationen online verfügbar machen

Weg: derzeit noch ein Wiki unter https://sites.google.com/site/punktmacherwiki/. Mittelfristig wird dieses Wiki in die Website von Punktmacher integriert.

Xing + Punktmacher

Ziel: Gefunden werden auch bei Xing.

Weg: Ein eingerichtetes Unternehmensprofil bei Xing: https://www.xing.com/companies/punktmachergmbh. Wird von André Brömmel aktualisiert und bestenfalls verknüpft mit den News von der Website.

Zahlungseingänge optimieren

Ziel: Liquidität sicherstellen

Weg: Die Liquidität der Agentur ist wesentlich. Es werden daher direkt Mahnungen versendet (von Marion Brömmel), sobald ein Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um mehr als 4 Tage überschritten ist.

Zeitschriften lesen

Ziel: Informiert sein, Wissen aufbauen und Kunden mit Ideen und FSG inspirieren können

Weg: Generell sollen Punktmacher Fachpresse lesen und wissen, welche Unternehmen in den Bereichen Bau, Architektur, Handwerk und Wohnen unterwegs sind. Dazu gibt es zahlreiche Freieinweisungen. Zeitschriften werden mit einem Zeitschriften-Verteiler-Aufkleber versehen. Jede Zeitschrift sollte binnen 48 Stunden weitergegeben werden. Wer z.B. längere, interessante Artikel lesen möchte, die Zeit zum Lesen aber fehlt, soll diesen scannen oder kopieren (s. auch „Für Sie gelesen“) und die Zeitschrift dann weitergeben.