+49 2043 295084-0

Der alljährliche Weihnachtswahnsinn um die Weihnachtskarte – 7 hilfreiche Tipps, damit die Weihnachtspost pünktlich ankommt

Geschrieben am 31. Oktober 2014
von André Brömmel

Punktmacher_Deckel_0001

Der Satz „Weihnachten kam dieses Jahr mal wieder sehr überraschend“ fällt in Unternehmen immer dann, wenn die Zeit fehlt, um die Weihnachtspost pünktlich zu versenden. Und so geschieht es, dass alljährlich Weihnachtskarten erst am 23.12. oder später oder gar nicht den Weg zum Empfänger finden. Der freundlich gemeinte Gruß verpufft dann leider oder wirkt sogar „negativ“, wenn Karten erst im neuen Jahr ankommen.

Allein der Entwurf braucht Wochen oder Monate
Die Weihnachtskarte ist etwas Besonderes. Daher wird ihr zumeist auch ein besonderer Status eingeräumt. Und jeder darf seine Meinung äußern. Da sich über Geschmack bekanntlich nicht streiten lässt, treibt der Satz „wir lassen den Entwurf im Unternehmen herumgehen und holen Meinungen ein“ dem Grafiker in Sekunden Schweißperlen auf die Stirn. Viele Meinungen bedeuten in der Regel wenig Konsens. Und so werden unzählige Entwürfe nötig auf der Suche nach dem Ei des Columbus.

Eine echte Idee sorgt in der Regel dafür, dass die Entscheidung schnell und einvernehmlich getroffen werden kann. Legen Sie daher zuerst gesteigerten Wert auf die Idee und erst dann auf die Gestaltung.

Jeder unterschreibt – aber nicht auf jeder Karte
Jeder Mitarbeiter soll sich in der Karte „wiederfinden“. Gern genommen ist die Idee, dass jeder Mitarbeiter persönlich unterschreibt. Aber nicht jeder auf jeder Karte, sondern die jeweiligen Ansprechpartner nur auf den Karten für die jeweiligen Ansprechpartner auf Empfängerseite. Und so tragen Auszubildende, Sekretärinnen, aber auch gern Marketingleiter immer wieder Schuhkartons mit Weihnachtskarten und Abhaklisten durch die Etagen der Unternehmen auf der Suche nach denen, die noch unterschreiben müssen. Und da sorgt ein kranker oder auf Dienstreise befindlicher Mitarbeiter unfreiwillig schon einmal für Chaos, wenn sich bei ihm die Schuhkartons auf dem Schreibtisch stapeln.

Lassen Sie entweder alle unterschreiben, drucken Sie gescannte Unterschriften ein – verzichten Sie aber nicht gänzlich auf die Unterschriften.

Zu viele Entscheider sorgen zu Kostenexplosionen und Verspätungen
Im Gegensatz zum Produkt-Mailing entscheidet bei der Weihnachtskarte jeder im Unternehmen mit, der etwas zu sagen hat: der Marketer, der Vertriebsmitarbeiter, der Produktmanager, der Geschäftsführer, der Vorstand, aber auch die Kollegin vom Empfang und – tatsächlich passiert – der Hausmeister. Warum das? Weil die Karte ja stellvertretend bzw. im Namen aller Mitarbeiter im Unternehmen versendet wird. Was menschlich vielleicht nachvollziehbar ist, sorgt allerdings schlussendlich dafür, dass die Kosten für die Weihnachtspost explodieren und Termine nicht eingehalten werden.

Definieren Sie max. 3 Personen, die über die Karte allein entscheiden. Noch besser: Sorgen Sie für einen Standard, der jährlich wiederholt wird.

Pakete, Päckchen, Geschenke – und dazu Complience-Richtlinien bei den Empfängern
Die Weihnachtspost mutiert spätestens dann zur Zeit- und Kostenfalle, wenn ganze Geschenke versendet werden. Je nach Größe und Organisation der Empfänger-Unternehmen dürfen allerdings nur Geschenke in bestimmten Werten (meist bis 5 oder 7 Euro) angenommen werden. Für die Versender heißt das aber mindestens: 5 Euro für das Geschenk, 1 Euro für Karte, 2 Euro für den Karton die Verpackung, 5 Euro für das Porto. 13 Euro und mehr sind pro Empfänger also keine Seltenheit. Und das ist auch nicht verwerflich, käme nicht die „interne Logistik“ hinzu. In einer Vollkostenrechnung, die die Zeit der Mitarbeiter und den Ausfall der selbigen hinterlegt, entstehen schnell Kosten von mehreren Tausend Euro. Auf die Zahl der Päckchen gerechnet, verdoppeln sich Stückpreise dann mitunter. Unternehmen sollten das berücksichtigen.

Beachten Sie die Regeln auf der Empfängerseite. Manchmal ist weniger wirklich mehr.

Die Lösungen zur Vermeidung des „Weihnachtswahnsinns“ sind nicht revolutionär – aber wirkungsvoll. Deren Einhaltung erfordert lediglich Disziplin. Sonst nichts:

  1. Beginnen Sie schon im September – wenn nicht mit der Umsetzung, dann mindestens mit der Planung.
  2. Legen Sie fest, wer über die Entwürfe und Empfänger entscheidet.
  3. Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie intern konfektionieren oder fremdvergeben.
  4. Fokussieren Sie die Idee.
  5. Verwenden Sie – wenn möglich – jedes Jahr die gleiche Idee und erheben diese zum Standard. Das sorgt für weniger Aufwand in Ihrem Hause und für mehr Wiedererkennung bei den Empfängern.
  6. Steuern Sie die tatsächlichen Aufwände von der Idee bis zum Einstecken in den Briefkasten inkl. der Arbeitszeiten für Vorbereitung, Adressselektion etc.
  7. Nutzen Sie die Erkenntnisse für die Erstellung der nächsten Weihnachtskarte.

Weihnachten wird wieder am 24.12. sein. Und wir mutmaßen, dass das künftig nicht anders sein wird.

Beispiel einer Weihnachtskarte, die wirklich für Aufsehen gesorgt hat
Punktmacher steht für Ideen und einen “roten Faden“. Wie das für eine Weihnachtskarte eines Handwerksbetriebes aussehen kann, zeigt folgendes Beispiel. Dabei war der Aufwand, man mag es kaum glauben, ausgesprochen gering. Am längsten dauert es in der Regel, die Idee zu denken, die zum Unternehmen und Unternehmer passt. Fertig. Punkt gemacht.

stu_making-of_1_3stu_making-of_2_3stu_making-of_3stu_making-of_5_1stu_making-of_6_2stu_making-of_7_2stu_weihnachtskarte_2013_rz_high_seite_2stu_making-of_8