Ziel: Zerstreuung zwischen der Arbeit.

Weg: Ein Kicker – den es aber (noch) nicht gibt.

Ziel: Workflow optimieren

Weg: Gedruckt werden kann bis DIN A3 in Farbe. Kopien und Scans können beidseitig erfolgen inkl. direkter Zusendung an eine E-Mail-Adresse. Steht im Flur. Faxnummer Punktmacher +49 2043 295084-99. Wer nicht weiß, wie es geht, fragt nach z.B. auch Tonerwechsel. Das sollte jeder 1x gezeigt bekommen.

Ziel: Ein Ort, an dem man gern isst und sich gern aufhält.

Weg: Wenn jeder damit so umgeht, als wäre es die eigene, dann ist die Küche ein schöner Ort. Das heißt, gelegentlich durch die Spülen wischen, Arbeitsplatte sauber halten, den Tisch nach jeder Nutzung abwischen, schmutzige Handtücher in die Reinigung geben (in den Abstellraum legen), die Mikrowelle reinigen wenn nötig etc.

Ziel: Verbräuche minimieren und Sicherheit maximieren

Weg: Wer als Letzter die Agentur verlässt, hat die Pflicht, Drucker und Lichter auszuschalten und Türen wie Fenster zu verschließen (abschließbare Fenster berücksichtigen). Auch wenn wir versichert und Daten extern gesichert sind, würde uns ein Einbruch um Tage oder gar Wochen zurückwerfen und kann das Überleben der Agentur gefährden. Daher gilt Sorgsamkeit.

Ziel: Wertschätzung untereinander

Weg: Lobkärtchen wurden 2016 eingeführt und sollen besondere Leistungen der Mitarbeiter sichtbar machen und für Wertschätzung sorgen. Sie werden persönlich überreicht werden. Nach 2017 wurden diese nicht mehr verwendet.

Ziel: E-Mails schnell an Abteilungen oder alle Mitarbeiter adressieren können

Weg: Die Versendung von E-Mails an alle Mitarbeiter funktioniert, indem Verteiler angelegt werden z.B. beratung@punktmacher.de oder kreation@punktmacher.de oder alle@punktmacher.de – einfach machen.

Ziel: Pointierte Kommunikation

Weg: Den Markenkern einhalten, d.h.: ehrliche, stringente und punktgenaue Marketingkommunikation

Ziel: Die Marke Punktmacher für Kunden erlebbar machen

Weg: Übersetzung der Markenwerte konstruktiv, progressiv, mutig und intelligent in das tägliche Verhalten, in die Arbeit, in die Kommunikation.

Ziel: Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter richtig und gut ankommen bei Punktmacher

Weg: Der Mentor kümmert sich in den ersten Wochen um den neuen Mitarbeiter. Er zeigt den Arbeitsplatz und sagt, wie die Agentur funktioniert, erklärt Jobabläufe, Archivierung, Kommunikation mit Kunden, Projektmanagement, den Umgang mit dem Agenturprogramm. Und der Mentor erklärt auch wie man den Postboten begrüßt, die Tür öffnet, Gäste empfängt und zur Not auch Kaffee kocht oder die Spülmaschine startet. Im Grunde ist der Mentor das lebende Agenturbuch.

Ziel: erreichte und noch nicht erreichte Ziele von Mitarbeitern besprechen, Feedback zur geleisteten Arbeit, Wertschätzung des Einsatzes, Möglichkeit geben, sich weiter zu entwickeln und Anmerkungen zu machen

Weg: Jedem Mitarbeiter steht 1x jährlich ein Mitarbeitergespräch (Personalgespräch, kurz PG) zu. Die Terminfindung erfolgt durch den Mitarbeiter via Einladung durch Outlook (s. aber auch Hol- und Bringschuld). Die Zusammenfassung des PG erfolgt in Stichpunkten vom Mitarbeiter. Grund: da es um ihn geht, sollen dessen Anmerkungen zu 100% richtig erfasst werden. Bei Probezeit findet ein Gespräch nach 3 Monaten und dann vor/während/um 6 Monate statt.

Ziel: Wertschätzung besonderer Leistungen einzelner Mitarbeiter.

Weg: Eine freiwillige Leistung von Punktmacher zur Steigerung der Gesundheit. Darin werden wenige Krankheitstage, Halten von Jokerpräsentationen, schnelles Schreiben (10-Finger), Mitgliedschaft im Sportverein und Nicht-Rauchen honoriert.

Ziel: Arbeitszeit nutzen, ein herzliches Willkommen sicherstellen, Gesundheit schützen

Weg: Rauchen ist nachweislich ungesund. Wer dennoch raucht, frönt diesem Laster nicht vor der Agenturtür, sondern hinten im Garten in der Eck. Und bitte allein, d.h. Verabredungen oder Terminvereinbarungen sind nicht erlaubt. Raucher wissen, dass Kollegen, die nicht Rauchen, öfter erreichbar sind am Telefon und weniger Arbeitszeit verloren geht. Die Büros und das gesamte Gebäude sind Nichtraucherzonen. Es gibt auf dem Gelände nirgends einen Aschenbecher, d.h. Überreste werden durch den Raucher sicher und unauffällig entsorgt.

Ziel: Geleistete Arbeit berechnen

Weg: Die Erfassung erfolgt über Revolver. Es werden alle 8 Stunden erfasst. D.h. wer um 7.00 Uhr kommt und um 16.00 Uhr geht, 1 Std. Mittagspause macht, trägt 8 Arbeitsstunden ein. Generell sollte die Kreation bestrebt sein, möglichst 100% der Stunden auf Kundenprojekte zu verteilen. Zeiten z.B. für Jokerpräsentationen für den Kunden sind in „Diverse Arbeiten„ bei diesem Kunden einzutragen (Haken „weiterberechenbar„ deaktiviert). Freitags abends sind die Stunden für die Woche spätestens in Revolver einzutragen.

Konsolenansicht: Die Stundenerfassung wird enorm leichter, wenn die sog. Konsolenansicht benutzt wird.

Ziel: Sauberkeit sicherstellen

Weg: Da die Toiletten sowohl von uns wie auch von Kunden benutzt werden, ist der saubere Umgang Pflicht. Vor Terminen ist das Örtchen noch einmal zu prüfen, um ggf. Handtücher zu wechseln oder für frische Luft zu sorgen.

Ziel: schneller Transfer großer Daten innerhalb der Agentur

Weg: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen Transfer-Ordner auf dem Server „Punktmacher.“ Sinn ist, große Daten austauschen zu können. Der Transfer-Ordner ist keine Ablage, d.h. der eigene Ordner hat generell leer zu sein. Gelegentlich werden die Daten bzw. alle Transferordner gelöscht (nicht zwingend geht dieser Aktion eine Information voraus). Was dann weg ist, ist weg.

Ziel: flexibel Urlaub bewilligen lassen

Weg: Urlaube werden von den Kollegen abgezeichnet, also nicht von der Geschäftsführung (die Geschäftsführung bekommt lediglich eine Kopie zur Ablage in der Personalakte). D.h. auch, dass der abzeichnende Kollege verantwortlich ist, dass es in der Abwesenheit des anderen läuft und zu keinen Engpässen führt.

Ziel: Jeder Mitarbeiter kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Weg: Jeder Mitarbeiter erhält mindestens 100 Stück zum Start bei Punktmacher. Auf der Rückseite ist ein Bild inklusive einer Aussage zu finden.

Ziel: Informiert sein, Wissen aufbauen und Kunden mit Ideen und FSG inspirieren können

Weg: Generell sollen Punktmacher Fachpresse lesen und wissen, welche Unternehmen in den Bereichen Bau, Architektur, Handwerk und Wohnen unterwegs sind. Dazu gibt es zahlreiche Freieinweisungen. Zeitschriften werden mit einem Zeitschriften-Verteiler-Aufkleber versehen. Jede Zeitschrift sollte binnen 48 Stunden weitergegeben werden. Wer z.B. längere, interessante Artikel lesen möchte, die Zeit zum Lesen aber fehlt, soll diesen scannen oder kopieren (s. auch „Für Sie gelesen„) und die Zeitschrift dann weitergeben.

Ziel: Verbesserung der Motivation, der Kundenbeziehungen, der Wirtschaftlichkeit, der Prozesse … etc.

Weg: Verbesserungsvorschläge sind sehr gern gesehen und werden sofort mit 10 Euro in bar von André (privat) honoriert. Dazu ist eine Verschriftlichung nötig mit folgenden Inhalten:

• Was ist also das aktuelle Problem?
• Wie löst die Idee das Problem?
• Welches Investment (in Zeit/Geld) wird die Umsetzung in Anspruch nehmen (circa)?
• Was wird es Punktmacher bringen (in Zeit/Geld/Wert)?

Punktmacher hat nach Einreichung 4 Wochen Zeit, zu der Idee Stellung zu nehmen. Eine Honorierung bei besonders guten Ideen bzw. Ergebnissen ist denkbar und kann besprochen werden.

Ziel: Uptodate sein und neue Impulse erhalten, um diese an Kunden weitergeben und inspirieren zu können.

Weg: Bei Punktmacher finden interne und externe Weiterbildungen statt. Generell sind alle Punktmacher aufgefordert, sich regelmäßig weiterzubilden. Je nach Weiterbildung, Ziel, Schwerpunkt, Art, Invest, Dauer und Ort unterstützt Punktmacher diese Weiterbildung. Das Finden der richtigen und geeigneten Weiterbildung soll der Mitarbeiter gern selbst in die Hand nehmen (s. auch Personalgespräche).

Ziel: Wertschätzung

Weg: Geburtstage von Kunden und Lieferanten sollten bekannt sein. Der Kundenberater, der den Kunden betreut, versendet eine Geburtstags-E-Mail an den Kunden (s. digitale Karten) und informiert zudem sein Team, damit in möglichen Telefonaten (nachträglich) gratuliert werden kann. Nach Geburtstagen sollte offensiv gefragt und diese in Revolver und im Kalender eingetragen werden.

Ziel: ein geplantes Willkommen von Herzen

Weg: Besucher werden freundlich empfangen mit folgendem Procedere:

1. Gast erhält via E-Mail die Anfahrtsbeschreibung
2. Parkplatz freimachen + Parkplatzschild aufhängen
3. Raum eindecken mit Blöcken, Kugelschreibern, Tassen, Gläsern, Kaffee, Milch, Zucker, Süßstoff, Wasser, ggf. belegte Brötchen und zusammen mit Tellern und Servietten servieren
4. Begrüßung i.S.v. „schön, dass Sie da sind“
5. Begleitung zum Konferenzraum
6. Abnehmen der Garderobe
7. Angebot von Kaffee, Tee oder Wasser
8. Ansprechpartner informieren, dass der Gast da ist

Ziel: Bindung zum Kunden halten, verbessern und intensivieren

Weg: Bestenfalls zweimal im Jahr setzt sich Punktmacher mit jedem Kunden an einen „Runden Tisch„, um aus gelaufenen Jobs zu lernen und ggf. Strategien daraus zu entwickeln, die die Zusammenarbeit in der Zukunft und die Bindung zum Kunden verbessern.

Jeder im Bereich Beratung sollte seinen Kunden telefonisch oder via E-Mail über den anstehenden Urlaub und seine Vertretung frühzeitig informieren.

Ziel: Termine sehen und schnell vergeben können

Weg: Interne wie externe Termine werden in Outlook eingetragen und die Kollegen entsprechend eingeladen. An- und Abreisen sind ebenfalls einzutragen, damit sichtbar ist, wie lange die Kollegen unterwegs sind. Relevante Kürzel für einzutragende Termine sind:

• KGe = Kundengespräche extern
• KGi = Kundengespräch intern
• NBe = New Business Termin extern
• NBi = New Business Termin intern
• AGe = Arbeitsgespräch extern
• AGi = Arbeitsgespräch intern

Ziel: 6-Kontakte-Regel und Kunden halten, weil wir uns für sie interessieren

Weg: 2019 wurden 96 sog. „Für Sie gelesen“ an Kunden und potenzielle Kunden versendet (2016 = 120 / 2017 = 79 / 2018 = 41). Diese Dokumente halten a) Kontakt zum Kunden und zeigen b), dass wir uns für das interessieren, was den Kunden interessiert. Für die Umsetzung ist der jeweiliger Berater verantwortlich – unterstützen, finden und aufmerksam machen auf interessante News oder bemerkenswerte Inhalte kann hingegen jeder. Eine Word-Vorlage liegt auf dem Server unter „Vorlagen.“ Dauer der Erstellung vom Finden bis Versenden max. 5 Min./Stück.

Ziel: Kunden inhaltlich konkret inspirieren und ggf. Auftrag generieren

Weg: Weiterentwicklung des „Für Sie gelesen“. Hierbei wird nich nur der Artikel an den Kunden gesendet, sondern ein Denkanstoß für den Kunden gegeben. In der Vorlage wird beispielweise formuliert: „Was würde es für Ihr Unternehmen bedeuten, wenn Sie ab morgen auch 15% mehr Umsatz machen könnten?„

Ziel: Verbindlichkeit und Planbarkeit für Kunden und Agentur herstellen

Weg: Es gibt kaum etwas wichtigeres als eine IVE. Diese werden in Revolver aus den Teilschritten eines Projektes automatisch erstellt bzw. daraus umgewandelt. D.h. auch, ohne Teilschritte in dem Projekt, werden IVEs nur in Ausnahmefällen erstellt. Hintergrund ist, dass die Teilschritte mit Stunden hinterlegt werden und die in der Zeiterfassung in Revolver eingegebenen Stunden von diesen budgetierten Stunden abgezogen werden. Somit sind dort auch Defizite zu erkennen.

Ziel: Dem Kunden und der Agentur einen Überblick überlaufende Projekte geben.

Weg: Jede Woche erstellt der Kundenberater für den Kunden einen Jobstatus. Fünf Spalten reichen aus:

1. Jobtitel und Jobnummer
2. Status-quo, was ist bisher passiert (reduziert auf das Wesentliche)
3. Was sind die nächsten Schritte (konkret formuliert)
4. Wer ist verantwortlich für den nächsten Schritt (Person/Name)
5. Datum bis wann das zu erledigen ist

Ziel: Einigkeit und Transparenz intern herstellen, Fehler und Chancen erkennen

Weg: Findet unregelmäßig stattt – ist dann aber Pflichtveranstaltung für jeden Berater. Hier wird alles besprochen, was Kunden und Agentur betrifft. Pendant zur Kreativrunde.

Ziel: Marketing als Investment bekannt und Wertschätzung deutlich machen

Weg: „Kosten„ oder „Ausgaben„ sind zu vermeiden, stattdessen werden Begriffe wie „Investition„ oder „Aufwendungen„ verwendet.

Ziel: Liquidität automatisiert sicherstellen

Weg: Mahnungen werden direkt geschrieben und versendet nachdem das Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um 4 Tage überschritten wurde (also nach 14 Tagen, weil 2 Arbeitswochen). Rechnungen werden in der Regel via E-Mail versendet, sodass ein „Nichtankommen„ ausgeschlossen werden kann.

Ziel: Solide Kalkulationen und Berechenbarkeit beim Kunden herstellen | „Verramschen„ und „Mondkalkulationen„ vermeiden, berechenbar bleiben.

Weg: Punktmacher kalkuliert realistisch und orientiert sich am zu erwartenden Arbeitsaufwand. Kalkuliert wird im Durchschnitt mit 100,00 Euro/Std. Da es zuvor keine Aufschläge gibt, sind preisliche Nachlässe ausgeschlossen. Vielmehr ist gemeinsam mit dem Kunden zu besprechen, was mit dem vorhandenen Budget umgesetzt werden kann (Maximalprinzip). Es kommt aber vor, dass Kunden vom Einkauf des Unternehmens dazu angehalten werden, in Preisverhandlungen zu gehen und Preise generell zu drücken. In diesem Falle kann der Berater eigenständig maximal 2% von der Kalkulation nachlassen. Bei einem theoretisch kalkulierten Ertrag von 10 bis 15% würden 2% Nachlass allerdings bereits bis zu 20% Verlust des Ertrags bedeuten. Alternative zu Nachlässen sind Zugaben. Beim Wunsch nach größeren Nachlässen sind die Eskalationsstufen zwingend (!) zu durchlaufen.

Generell darf die Beratung max. 1% Nachlass geben. Daraus folgt, dass Kalkulationen mit größter Genauigkeit zu erstellen sind. Ein Aufschlagen, um später große Nachlässe zu geben, ist weder erlaubt noch geduldet.

Ziel: „Verramschen„ und „Mondkalkulationen„ vermeiden, berechenbar bleiben.

Weg: Generell darf die Beratung max. 1% Nachlass geben. Daraus folgt, dass Kalkulationen mit größter Genauigkeit zu erstellen sind. Ein Aufschlagen, um später große Nachlässe zu geben, ist weder erlaubt noch geduldet.

Ziel: Einheitliche Kalkulationen

Weg: Auf dem Server liegt eine Preisliste. Sie gibt Orientierung, wie bestenfalls Kampagnen, Anzeigen, Websites angeboten werden.

Ziel: Missverständnisse und Fehlarbeiten vermeiden – VERSTÄRKEN

Weg: Sind meist sinnvoller als die Weitergabe der Kundenbriefings, da sie wiedergeben, was die Agentur von dem Briefing des Kunden verstanden hat. Die Entscheidung, ob dem Kunden ein Re-Briefing zugesendet werden soll, obliegt der Beratung.

Ziel: Bewerten können, was geht – und was nicht.

Weg: „Schnellschüsse„, d.h. Aufträge, die sofort realisiert werden müssen, kommen immer wieder vor. Eine hohe Geschwindigkeit erhöht die Fehlerquote. Was allerdings „schnell„ oder „kurzfristig„ bedeutet, ist häufig unklar: Es gilt daher, den Ansprechpartner auf Kundenseite zu fragen, wann konkret das Ergebnis vorliegen soll. Die Erkenntnis: häufig ist es gar nicht so eilig wie anfangs gedacht.

Ziel: Klarheit in der Kommunikation und in den Erwartungen

Weg: Merke: schnell + gut + günstig = gehen nicht zeitgleich zusammen. Es gehen in der Regel nur 2 dieser 3 Faktoren gleichzeitig, z.B. schnell + günstig, aber nicht zugleich „gut“. Oder gut + günstig, dann aber nicht schnell. Punktmacher teilt das mit. Das ist ein Grund, warum z.B. auf ganz eilige Projekte bzw. Termine sog. Express-Zuschläge erhoben werden.

Ziel: Liquidität sicherstellen

Weg: Die Liquidität der Agentur ist wesentlich. Es werden daher direkt Mahnungen versendet (von Marion Brömmel), sobald ein Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um mehr als 4 Tage überschritten ist.

Ziel: Austausch der Kreativen zum Thema Ideenfindung, Gestaltung, Satz

Weg: unregelmäßige Veranstaltung für Kreative. Pendant zur Kontakterrunde.

Ziel: Logo in Anzeigen von Kunden unterbringen

Weg: Kunden sind um Erlaubnis zu fragen für den Einbau des Logos.

Ziel: Marken stringenter führen

Weg: Zu jedem (größeren) Kunden soll ein Markenblatt existieren. Es dient dazu, die Marke auf einer einzigen Seite visuell zu komprimieren und die Projekte, die Punktmacher erstellt, daneben zu stellen und auf Stimmigkeit zu überprüfen. Darin enthalten sind Markensteuerrad sowie Bild- und Farbwelt sowie Angaben zu Tonalitäten.

Ziel: Mit guter Arbeit Werbung für Punktmacher machen

Weg: Eine gute Referenz ist das Aushängeschild der Agentur. Auf der Website von Punktmacher sind „Referenzen„ die meist geklickten Inhalte. Daher gilt: Wenn eine neue Kampagne startet oder ein neues Motiv veröffentlicht wird, ist Bildmaterial für unsere Kommunikation zu erstellen. Der Verantwortliche Kundenberater und Kreative ist dafür verantwortlich.

Ziel: Kunden halten.

Weg: Über 60% aller Unternehmen kündigen die Agentur-Kundenbeziehung mit der Begründung, dass ihnen Inspirationen und Impulse fehlen. Das vermeidet Punktmacher durch Einhaltung von Pflicht und Kür, d.h.: Generell werden (abhängig vom Budget) zwei Entwürfe vorgestellt: das, was der Kunde gebrieft hat (Pflicht) und das, was Punktmacher überdies empfehlen kann (Kür). Beide sollten sich so sehr unterscheiden, dass klar ist, was was ist. Es gilt außerdem: Es wird immer mit der Pflicht begonnen, damit diese in jedem Falle fertig wird. Die Kür ist eine Kür. Weiterverfolgt wird generell eine der Ideen. Nur wenn der Kunde es wünscht und (!) zahlt, werden beide Vorschläge weiter verfolgt.

Ziel: Kunden inspirieren und Broschüren interessant gestalten.

Weg: Es existiert eine Liste (s. Anhang) mit Ideen, wie z.B. Broschüren, Preislisten interessant gestaltet bzw. was bei einer Überarbeitung bedacht werden kann, damit das Dokument interessanter und für die Zielgruppen und für den Kunden begehrlicher und wertvoller wird.

Ziel: Sicherstellung der bestmöglichen Qualität der Ergebnisse.

Weg: Hier gemeint Bildausarbeitung auf hohem künstlerischen (und finanziellen) Niveau. Nicht jeder Job muss zwangsläufig in die Post Production. Beratung und Kreation entscheiden nach Timing-, Kosten- und Gestaltungsgesichtspunkten darüber, was wohin geht – oder selbst gemacht wird (s. auch make or buy).

Ziel: Sicherstellung, dass Vorstellung und Endergebnis übereinstimmen

Weg: Proofs sollten am Anfang von Kampagnen-Motiven, sog. Key-visuals, vor deren ersten Veröffentlichung erstellt werden und Kosten sowie Inhalt vom Kunden freigegeben werden. Bestenfalls erhält der Kunde das Original und gibt dieses frei. EK Proof DIN A4 ca. 25,– Euro, DIN A3 ca. 40,– Euro zzgl. Anlegen der zu proofenden Daten von Punktmacher sowie Kurier- und Versandaufwendungen.

Ziel: Jederzeit das richtige Logo finden oder versenden können.

Weg: Nur das aktuellste Logo (horizontal, vertikal) liegt auf dem Server.

Ziel: Zufriedene Kunden und Gewinne für die Agentur (keine Fehlkosten)

Weg: Generell können Reinzeichnungen von allen Mitarbeitern der Kreation erstellt werden. Vor Druck ist die sog. Qualitätsschleife (kurz Qualischleife) zu machen, d.h. 3 Personen zeichnen das Dokument ab (Beratung, Kreation, Text), die es im besten Fall zuvor noch nicht gesehen haben. Wichtig: Vor Produktion Dummy erstellen (s. auch Dummy). Auch wichtig: Die Aufwände/Zeit für diese Schleife sind vom Kunden zu zahlen.

Ziel: Kunden gewinnen und das Überleben (ggf. auch Wachstum) der Agentur sichern

Weg: Neukunden-Akquisition liegt ausschließlich in der Verantwortung der Geschäftsführung. Das kann nicht delegiert werden. Unterstützung von Mitarbeitern ist hingegen aber hilfreich, d.h. Empfehlungen und News z.B. zu Personalwechseln sind gern gesehen. Darüber hinaus fahren Mitarbeiter auch mit zu Erstterminen, sog. NB-Terminen.

Merke: Neugeschäft ist der wichtigste Kunde. Aber: Bestehendes Geschäft geht vor Neugeschäft!

Ziel: alle relevanten Daten verfügbar haben

Weg: Verantwortlich dafür ist die Geschäftsführung. Neue Mitarbeiter müssen spätestens zum 10. des ersten Monats Name, Vorname, Anschrift/Wohnadresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuerklasse, Anzahl Kinder auf LSt-Karte, Steuer-ID Nummer, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession, IBAN, BIC angeben.

Ziel: Die besten Menschen finden, die das Zeug zum Punktmacher haben.

Weg:  Grundsätzlich ist Punktmacher immer interessiert, Talente kennen zu lernen. Empfehlungen können an die Geschäftsführung herangetragen werden. Denkbar ist eine Provision für die erfolgreiche Vermittlung.

Ziel: Punktmacher bekannt machen.

Weg: Generell gilt es, einen guten Draht zur Presse zu halten und regelmäßig Pressemitteilungen zu schreiben und zu versenden. Dazu dient u.a. ein Presseverteiler. Dieser muss angelegt und aktualisiert werden.

Ziel: Effiziente Prozesse

Weg: Der Prozess eines Projektes bei Punktmacher läuft in der Regel wie folgt ab:

• Problem, Wunsch, Anfrage, Jokeridee etc.
• Briefing und ggf. Re-Briefing Kunde
• externe Dienstleister anfragen (z.B. Druckerei)
• IVE erstellen
• IVE freigeben lassen
• AB erstellen
• AB versenden
• Grafik und ggf. Weitere (Text, Programmierung, Fotograf etc.) briefen
• Layout in Pflicht und Kür entsprechend des Timings an den Kunden senden
• Layoutabstimmung mit dem Kunden
• Layoutfreigabe des Kunden (schriftlich)
• Proof erstellen
• Lektorat in Auftrag geben
• Lektoratskorrekturen ggf. mit dem Kunden besprechen
• interne Qualitätskontrolle (Qualitätsschleife) laufen lassen
• Reinzeichnung (RZ) machen
• Druckdatei an Druckerei oder Kunde senden (je nach Absprache)
• Rechnungsstellung (ggf. nach Eingang der Fremdkosten-Rechnung)
• Belege beim Kunden erfragen und in der Agentur herumzeigen

Ziel: Kundenmeinung und Stimmung in Erfahrung bringen und messbar machen, ob sich die Arbeit von Punktmacher in den Augen des Kunden verändert (positiv/negativ).

Weg: Es gibt ein Formular, das nach Abschluss größerer Projekte mit dem Ansprechpartner besprochen (in Ausnahmen an diesen versendet) wird mit der Bitte, dieses auszufüllen. Das Ergebnis ist wichtiges Indiz für die Abfrage der Zufriedenheit und sorgt außerdem für die Reflektion des Projektes.

Ziel: Ein zentrales System mit Informationen, auf die alle zugreifen können.

Weg: Revolver. Alle Adressen und die Projekte werden hier eingegeben und gepflegt. Die Stundenerfassung erfolgt ebenfalls in Revolver. Die Einweisung in das Programm für neue Kollegen erfolgt im Team Kreation oder Beratung durch den Mentor.

Ziel: Die Telefonnummern von Ansprechpartnern schnell finden.

Weg: Jeder Mitarbeiter hat Durchwahlen, anzurufen mit: **Durchwahl. Für externe Gespräche muss keine 0 vorgewählt werden. Private Telefonate sind nicht so gern gesehen. Noch weniger gerne sind private Gespräche zu Mobilgeräten gesehen (weil teurer). Ansprechpartner für die Telefonanlage ist Matthias Gehlhar. Am Rande: Wir telefonieren über die Telekom.

Ziel: Verbindlichkeit herstellen und Erwartungen halten

Weg: Entweder Erstellung von Timings z.B. in Excel oder – noch besser – direktes Einfügen der Termine in den Jobstatus. Dabei gilt in der Regel immer: Inhalte/Informationen einfach und kurz halten z.B. durch die Formel „Wer macht was bis wann.“

Merke: Lass den Kunden in Verzug sein, aber nicht die Agentur.

Ziel: E-Mail-Absendern freundlich mitteilen, dass man nicht da/im Urlaub ist

Weg: Einrichtung einer Abwesenheit und automatische E-Mail-Antwort mit folgendem Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Zeit vom XX.XX. bis einschließlich XX.XX. sammle ich neue Inspirationen, um für Unternehmen nach meinem Urlaub nachhaltige kommunikative Punkte zu machen.

E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XXXX XXXXX (XXXXX@punktmacher.de) oder rufen Sie an unter +49 2043 295084-0.

Zwischenzeitlich wünsche ich Ihnen eine gute Zeit und Glückauf.

XXXX XXXXX

Ziel: Abschreckung und schneller Einblick aus der Ferne, wenn keiner im Büro ist.

Weg: Außen sind zwei Kameras installiert, innen im Flur eine. Diese Kamera zeichnet auf. Wer will kann unten im IT-Keller auf dem Monitor sehen, was genau aufgezeichnet wird. Jeder Mitarbeiter hat unterschrieben, dass er mit dieser Form der „Überwachung„ einverstanden ist (Einverständniserklärung).

Ziel: Informationen online verfügbar machen

Weg: derzeit noch ein Wiki unter https://sites.google.com/site/punktmacherwiki/. Mittelfristig wird dieses Wiki in die Website von Punktmacher integriert.