Das Agenturbuch für Punktmacher

Das Agenturbuch von Punktmacher enthält wichtige Informationen über Organisation, Kommunikation, Prozesse und Verhaltensweisen für Mitarbeiter. Punktmacher kennen die meisten der folgenden Fakten auswendig.

Hervorgehoben sind besonders wichtige Dinge und Dinge, die das Potenzial haben, konsequenter umgesetzt zu werden.

Wir bei Punktmacher

Das Leben und Arbeiten in der Agentur

Agenturphilosophie

Wir sind bodenständig und von Grund auf ehrlich. Wir kommen ohne Umschweife zum Punkt. Wir begeistern uns für das, was unsere Kunden beschäftigt. Unsere Arbeit bereichert nachhaltig. Wir lieben Maßnahmen, denen fundierte Strategien und Konzepte vorausgehen. Wir erwarten konstruktives Feedback. Wir sind Antreiber. Wir kosten Geld. Wir sind Punktmacher. Punkt.

Arbeitsplatz

Ziel: einen guten Eindruck hinterlassen

Weg: den Arbeitsplatz durchweg sauber und aufgeräumt hinterlassen

Arbeitszeit

Ziel: größtmögliche Erreichbarkeit erreichen (bei kleinstmöglicher Anwesenheit)

Weg: montags bis freitags, 7.00 Uhr bis 16.00 Uhr, Mittagspause 12.00 Uhr bis 14.00 Uhr, während der Mittagspause besetzt und telefonisch erreichbar sein. Jeder geht ans Telefon.

Bergfest

Ziel: Wertschätzung und ein guter Grund, zu feiern

Weg: Nach der ersten Hälfte der Probezeit findet ein Personalgespräch (PG) statt mit anschließendem Umtrunk und Grillen Würstchen auf der Terrasse.

Checkliste neue Mitarbeiter

Ziel: Ein gutes Willkommen neuer Kollegen (s. Anhang).

Weg: Nutzung der Checkliste, um nichts zu vergessen.

Das bessere ist des Guten Feind

Ziel: Die besten Ideen und Konzepte präsentieren.

Weg: Generell gilt bis zur letzten Stunde vor der Präsentation: die bessere Idee schlägt die gute Idee. Zu spät ist daher nicht möglich. Der entscheidende Gedanke kann auch in letzter – oder allerletzter – Minute erfolgen.

Dateiablage

Ziel: Daten ohne Aufwand wiederfinden

Weg: ausreichend Ordner anlegen und klar beschriften (A-Z, verschiedenes, allgemein sind verboten); Dateibezeichnungen beginnend mit JJMMTT_… Leitz-Ordner in Regalen sind verboten.

E-Mail-Betreff (FYI/FYA/TYD)

Ziel: Hohe Effizienz in der Kommunikation und Klarheit darüber, was vom Empfänger erwartet wird.

Weg: Wir nutzen folgende Regeln in Betreffzeilen von internen (und externen) E-Mails:

  • (FYI) Besprechungsbericht Kunde ist
    = For Your Information = der Empfänger hat keine Aufgabe, außer zu lesen
  • (FYA/10’/01.12.) IVE prüfen und an Kunde senden
    = For Your Action = Aufgabe: IVE prüfen und versenden bis 01.12., Aufwand 10 Min.
  • (TYD/01.12./16.00 Uhr) Freigabe Artikel für Presse
    = To Your Decision = Entscheidung erbeten (insbesondere von Führungskräften)
Effizienz

Ziel: Einsatz der Arbeitszeit an der richtigen Stelle mit der richtigen Intensität

Weg: (Nur) das Richtige richtig tun, d.h. sich selbst hinterfragen: Was mache ich da gerade? Und wie gehe ich vor? Es lohnt sich, einen Plan zu machen und diesen mit Kolleg:innen zu besprechen.

Elevator Pitch Punktmacher

Ziel: In wenigen Worten alles Relevante über Punktmacher sagen.

Weg: „Punktmacher ist eine der wenigen Werbeagenturen Deutschlands, die sich spezialisiert hat auf die Branchen Bau, Architektur, Handwerk und Wohnen. Unsere Überzeugung (Why): Gute Unternehmen haben verdient, gegenüber Wettbewerbern präferiert zu werden.

Empfang, Telefon und Türklingel

Ziel: 100% Erreichbarkeit.

Weg: Wenn es klingelt, geht der ran bzw. hin, der kann (s. bei Anruf, Termin).

Erste Hilfe

Ziel: Ein Erste-Hilfe-Set im Notfall jederzeit Griffbereit

Weg: Ein Erste-Hilfe-Set liegt im Abstellraum in der Küche.

Farbausdrucke + Drucke

Ziel: Drucken und Scannen bis DIN A3 in Farbe

Weg: Farbausdrucke sehen immer gut aus, kosten aber auch (ca. 250 Euro/Monat zahlt Punktmacher für den Drucker). Wenn private Drucke gemacht werden wollen, dann ist kurz die Geschäftsführung zu fragen, damit es nicht zu Irritationen kommt.

Feuerlöscher (CO2 Löscher)

Ziel: Sicherheit in den Agenturräumen

Weg: An der Eingangstür hängt ein CO2 Löscher. Im Brandfall Sicherungsstift ziehen, in Windrichtung (nicht gegen) zum Feuer stellen, Tür oder Fenster (also Fluchtweg) immer im Rücken belassen und dann auf das Feuer halten. Merke: Im Falle eines Falles ist fallen lassen alles – dann nichts wie raus. Material ist ersetzbar, Leben nicht.

Freie Mitarbeiter + Online Kapazitäten

Ziel: Die Arbeitskapazität der Agentur kurzfristig verdoppeln können.

Weg: Der Bedarf ist generell mit den Kundenberater:innen abzustimmen. Für Freisteller oder Bildbearbeitungen (EBV) gibt es Kapazitäten im Web, die schnell und kostengünstig sind (z.B. freistellen.de). Für Texte haben wir Texter (s. Wiki). Für die Programmierung von Datenbanken und Websites Programmierer (Feinkost Lehmann). Für Website-Fehler sehr versierte Helfer (WP-Wartung). Für IT und TK einen Dienstleister (Vision4IT). Für Druckerzeugnisse diverse Druckereien (u.a. Cramer). Für Werbeartikel einen Dienstleister (JK Werbung). Für das Korrekturlesen ein Lektorat (Wieners+Wieners, Ute Hauswerth). Die Personen wechseln selten, dennoch kann eine intern Nachfrage bei der Suche nach einem Spezialisten sinnvoll sein (André fragen).

Kleidungsstil intern/extern

Ziel: Präsentabel sein gegenüber Kunden, Lieferanten, Besuchern

Weg: Für spontane Besuche auch beim Kunden sollte jeder so gekleidet sein, dass er sich nicht genieren muss. Generell gilt ohnehin: besser over- als underdressed.

Getränke

Ziel: Durst stillen ohne dafür einkaufen zu müssen

Weg: Kaffee, Tee und Wasser (Sodastream) sind kostenlos in der Küche zu finden. Bier und Sekt werden zu besonderen Anlässen genutzt – ebenfalls kostenlos. Kunden erhalten hin und wieder kleine Saftflaschen.

Informationen: Hol- und Bringschuld

Ziel: keine Diskussionen, Vorwürfe oder Suche nach Schuldigen

Weg: Die Weitergabe von Informationen ist Bringschuld für den, der die Information erhalten hat. Und zugleich auch Holschuld für den, der eine Information benötigt. Nachfragen und kurze Updates sowie Ablegen von Daten/Informationen auf dem Server hilft, Informationslücken zu schließen.

Job-Übergabe

Ziel: Sicherstellung, dass Projekte reibungslos laufen

Weg: Bei Urlaub oder angekündigter Abwesenheit sind Übergaben zu erstellen. Diese sind schriftlich zu verfassen, um Verbindlichkeit und Klarheit herzustellen. Die Punkte 3 bis 5 aus dem Jobstatus sind anzuwenden (wer macht was bis wann).

Kopierer, Scanner und Fax

Ziel: Workflow optimieren

Weg: Gedruckt werden kann bis DIN A3 in Farbe. Kopien und Scans können beidseitig erfolgen inkl. direkter Zusendung an eine E-Mail-Adresse. Steht im Flur. Faxnummer Punktmacher +49 2043 295084-99. Wir können aber nicht faxen (das Faxmodul für 50 Euro/Monat sparen wir uns). Wer nicht weiß, wie es geht, fragt nach z.B. auch Tonerwechsel.

Küche und Sauberkeit

Ziel: Ein Ort, an dem man gern isst und sich gern aufhält.

Weg: Wenn jeder damit so umgeht, als wäre es die eigene, dann ist die Küche ein schöner Ort. Das heißt, gelegentlich durch die Spülen wischen, Arbeitsplatte sauber halten, den Tisch nach jeder Nutzung abwischen, schmutzige Handtücher in die Reinigung geben (in den Abstellraum legen), die Mikrowelle reinigen wenn nötig etc.

Letzter in der Agentur

Ziel: Verbräuche minimieren und Sicherheit maximieren

Weg: Wer als Letzter die Agentur verlässt, hat die Pflicht, Drucker und Lichter auszuschalten und Türen wie Fenster zu verschließen. Auch wenn wir versichert und Daten extern gesichert sind, würde uns ein Einbruch um Tage oder gar Wochen zurückwerfen und kann das Überleben der Agentur gefährden. Daher gilt Sorgsamkeit.

Lobkärtchen

Ziel: Wertschätzung untereinander

Weg: Lobkärtchen wurden 2016 verwendet und sollten besondere Leistungen der Mitarbeiter sichtbar machen und für Wertschätzung sorgen. Seit 2017 werden diese nicht mehr verwendet. Anstelle dessen sollen Mitarbeiter sich untereinander unterstützen, motivieren und loben.

Mailverteiler

Ziel: E-Mails schnell an Abteilungen oder alle Mitarbeiter adressieren können

Weg: Die Versendung von E-Mails an alle Mitarbeiter funktioniert, indem Verteiler angelegt werden z.B. beratung@punktmacher.de oder kreation@punktmacher.de oder alle@punktmacher.de – einfach machen.

Markenkern Punktmacher

Punktgenaue Marketing-Kommunikation.

Markenwerte Punktmacher

konstruktiv – progressiv – intelligent – mutig 

Mentor

Ziel: Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter richtig und gut ankommen bei Punktmacher

Weg: Der Mentor kümmert sich in den ersten Wochen um den neuen Mitarbeiter. Er zeigt den Arbeitsplatz und sagt, wie die Agentur funktioniert, erklärt Jobabläufe, Archivierung, Kommunikation mit Kunden, Projektmanagement, den Umgang mit dem Agenturprogramm. Und der Mentor erklärt auch wie man den Postboten begrüßt, die Tür öffnet, Gäste empfängt und zur Not auch Kaffee kocht oder die Spülmaschine startet. Im Grunde ist der Mentor das lebende Agenturbuch.

Mitarbeitergespräche

Ziel: erreichte und noch nicht erreichte Ziele besprechen, Wertschätzung, sich weiter zu entwickeln

Weg: Jedem Mitarbeiter steht 1x jährlich ein Mitarbeitergespräch (Personalgespräch, kurz PG) zu. Die Terminfindung erfolgt durch den Mitarbeiter via Einladung durch Outlook (s. aber auch Hol- und Bringschuld). Die Zusammenfassung des PG erfolgt in Stichpunkten vom Mitarbeiter. Grund: da es um ihn geht, sollen dessen Anmerkungen zu 100% richtig erfasst werden. Bei Probezeit findet ein Gespräch nach 3 Monaten und dann vor/während/um 6 Monate statt.

Prämie von Punktmacher (freiwillig, kein bestehendes Recht)

Ziel: Wertschätzung besonderer Leistungen einzelner Mitarbeiter.

Weg: Eine freiwillige Leistung von Punktmacher zur Steigerung der Gesundheit. Darin werden wenige Krankheitstage, Halten von Jokerpräsentationen, schnelles Schreiben (10-Finger), Mitgliedschaft im Sportverein und Nicht-Rauchen honoriert.

Rauchen

Ziel: Arbeitszeit nutzen, ein herzliches Willkommen sicherstellen, Gesundheit schützen

Weg: Rauchen ist nachweislich ungesund. Wer dennoch raucht, frönt diesem Laster nicht vor der Agenturtür, sondern hinten im Garten in der Ecke. Und bitte allein, d.h. Verabredungen oder Terminvereinbarungen sind nicht erlaubt. Raucher wissen, dass Kollegen, die nicht Rauchen, öfter erreichbar sind am Telefon und weniger Arbeitszeit verlieren. Die Büros und das gesamte Gebäude sind Nichtraucherzonen. Es gibt auf dem Gelände nirgends einen Aschenbecher, d.h. Überreste werden durch den Raucher sicher und unauffällig entsorgt.

Stundenerfassung

Ziel: Geleistete Arbeit berechnen

Weg: Die Erfassung erfolgt über Revolver. Es werden alle 8 Stunden erfasst. D.h. wer um 7.00 Uhr kommt und um 16.00 Uhr geht, 1 Std. Mittagspause macht, trägt 8 Arbeitsstunden ein. Generell sollte die Kreation bestrebt sein, möglichst 100% der Stunden auf Kundenprojekte zu verteilen. Zeiten z.B. für Jokerpräsentationen für den Kunden sind in „Diverse Arbeiten„ bei diesem Kunden einzutragen (Haken „weiterberechenbar„ deaktiviert). Freitags abends sind die Stunden für die Woche spätestens in Revolver einzutragen.

Konsolenansicht: Die Stundenerfassung wird enorm leichter, wenn die sog. Konsolenansicht benutzt wird.

Toiletten

Ziel: Sauberkeit sicherstellen

Weg: Da die Toiletten sowohl von uns wie auch von Kunden benutzt werden, ist der saubere Umgang Pflicht. Vor Terminen ist das Örtchen noch einmal zu prüfen, um ggf. Handtücher zu wechseln oder für frische Luft zu sorgen.

Transfer-Ordner

Ziel: schneller Transfer großer Daten innerhalb der Agentur

Weg: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen Transfer-Ordner auf dem Server „Punktmacher.“ Sinn ist, große Daten austauschen zu können. Der Transfer-Ordner ist keine Ablage, d.h. der eigene Ordner hat generell leer zu sein.

Urlaub einreichen + abzeichnen

Ziel: flexibel Urlaub bewilligen lassen

Weg: Urlaube werden von den Kolleg:innen abgezeichnet (die Geschäftsführung bekommt lediglich eine Kopie). D.h. auch, dass der Abzeichnende verantwortlich ist, dass es in der Abwesenheit des anderen läuft und zu keinen Engpässen kommt.

Visitenkarten

Ziel: Jeder Mitarbeiter hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Weg: Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf Visitenkarten. Auf der Rückseite ist ein Bild inklusive einer pointierten Aussage zu finden.

Zeitschriften lesen

Ziel: Informiert sein, Wissen aufbauen und Kunden mit Ideen inspirieren.

Weg: Punktmacher sollen die Fachpresse blättern und wissen, welche Unternehmen in den Bereichen Bau, Architektur, Handwerk und Wohnen unterwegs sind. Dazu gibt es zahlreiche Freieinweisungen. Wer z.B. längere, interessante Artikel nicht nur blättern, sondern lesen möchte, soll diesen scannen (s. auch „Für Sie gelesen„) und die Zeitschrift dann weitergeben.

Verbesserungsvorschläge

Ziel: Verbesserung der Motivation, der Kundenbeziehungen, der Wirtschaftlichkeit, der Prozesse … etc.

Weg: Verbesserungsvorschläge sind sehr gern gesehen und werden sofort mit 10 Euro in bar von André (privat) honoriert. Dazu ist eine Verschriftlichung nötig mit folgenden Inhalten:

  • Was ist also das aktuelle Problem?
  • Wie löst die Idee das Problem?
  • Welches Investment (in Zeit/Geld) wird die Umsetzung in Anspruch nehmen (circa)?
  • Was wird es Punktmacher bringen (in Zeit/Geld/Wert)?

Punktmacher hat nach Einreichung 4 Wochen Zeit, zu der Idee Stellung zu nehmen. Eine Honorierung bei besonders guten Ideen bzw. Ergebnissen ist denkbar und kann besprochen werden.

Weiterbildung

Ziel: Uptodate sein und neue Impulse erhalten, um diese an Kunden weitergeben und inspirieren zu können.

Weg: Bei Punktmacher finden interne und externe Weiterbildungen statt. Generell sind alle Punktmacher aufgefordert, sich regelmäßig weiterzubilden. Je nach Weiterbildung, Ziel, Schwerpunkt, Art, Investment, Dauer und Ort unterstützt Punktmacher diese Weiterbildung. Das Finden der richtigen und geeigneten Weiterbildung soll der Mitarbeiter gern selbst in die Hand nehmen (s. auch Personalgespräche).

Der Umgang mit Kunden …

… und Menschen, die es werden könnten

6-Kontakte-Regel

Ziel: Top of mind sein

Weg: 6x jährlich präsent sein bei Kunden z.B. FSG, digitale Karten, Anrufe, Jour-fixe-Termine, spontane Termine …

Termine vereinbaren

Ziel: Externe können Termine mit Punktmachern direkt buchen

Weg: Über Office365 Calendar (Link in jeder Signatur eines Punktmachers) können Außenstehende direkt Termine vereinbaren und buchen.

Tipp: Wenn Punktmacher eine E-Mail schreiben an Kunden, könnte das so lauten: Sehr geehrter Kunde, um über xx zu sprechen, könnte ich Ihnen den xx.xx.xxxx anbieten. Sollte dieser Termin nicht passen, nutzen Sie unser Tool und suchen Sie sich direkt einen Termin mit 2 Klicks aus.

Bei Anruf, Termin

Ziel: beim ersten Anruf bekommen Kunden einen Termin

Weg: Punktmacher können Kalender der Kollegen einsehen und Termine direkt vergeben.

Beschwerden

Ziel: Reklamationen professionell entgegennehmen

Weg: Die erste Reaktion auf jede (!) Beschwerde, ohne Ausnahme und immer zu machen, ist Verständnis zeigen. Verständnis zeigen kann jeder durch Aussagen wie z.B.

  • „Ich kann Ihren Unmut verstehen.“ oder
  • „Ich habe Verständnis dafür, dass Sie enttäuscht sind.“

Und: Verständnis zeigen bedeutet nicht, dass Punktmacher die Schuld auf sich lädt. Das ist im Folgenden zu prüfen. Es gilt:

  • Danke sagen für das Feedback.
  • Lösung suchen.
  • Verbindlichkeit über die nächsten Schritte herstellen.
  • Übernahme der Aufwendungen klären (wer zahlt).

Sätze wie „Das glaube ich nicht.“, „Das kann ich mir nicht vorstellen.“ oder „Das ist hier noch nie vorgekommen.“ sind verboten. Jede Beschwerde ist in Revolver einzutragen. Die Geschäftsführung ist immer (!) zu informieren.

Danke. Gerne. Sofort.

Ziel: Dankbarkeit und Respekt ausdrücken.

Weg: Wenn ein Kunde einen Auftrag platziert, dann bedanken wir uns. Außerdem sagen wir, dass wir das gern erledigen und erwähnen, dass wir sofort alle Vorbereitungen treffen, damit das Projekt erfolgreich läuft (was nicht gleichzeitig heißt, dass wir sofort loslegen und alles andere stehen und liegen lassen).

Geburtstage von Kunden und Lieferanten

Ziel: Nähe zum Kunden herstellen

Weg: Geburtstage von Kunden und Lieferanten sollten bekannt sein. Der Kundenberater, der den Kunden betreut, versendet eine Geburtstags-E-Mail an den Kunden (s. digitale Karten) und informiert zudem sein Team, damit in möglichen Telefonaten (nachträglich) gratuliert werden kann. Nach Geburtstagen sollte offensiv gefragt und diese in Revolver und im Kalender eingetragen werden.

Joker-Präsentation

Ziel: Termin bei Kunden und Chance erhalten, zu inspirieren oder etwas zu verkaufen

Weg: 3x jährlich wird Bestandskunden ein nicht verbrieftes Extra präsentiert. Vom Salesfolder bis zum Autoaufkleber ist alles erlaubt, was die Marke weiterbringt. Wer beim Kunden präsentieren (lernen) möchte, sollte auch die Entwicklung der Ideen in die Hand nehmen – somit ist jeder aufgefordert und eingeladen, von der Grafik über die Beratung bis hin zu den Auszubildenden.

Der Kunde muss nichts tun. Wirklich nichts! Weder Feedback geben, geschweige denn eine Entscheidung treffen oder gar etwas dafür zahlen. Diese Ideen dienen der reinen Inspiration. Zudem hilft es bei der Bewertung der Kunden-Agentur-Beziehung, anhand derer der Kunde erkennen kann, ob die Agentur „schläft„ oder noch „auf Spur„ ist. Erfahrungsgemäß steigt die Qualität der Ideen mit der Dauer der Zusammenarbeit. Und so kann es passieren, dass gelegentlich eine der Ideen tatsächlich auch umgesetzt wird, weil diese z.B. einen kommunikativen Punkt macht oder dem Vertrieb hilft, schneller zum Abschluss zu kommen oder ein Kundengespräch besser zu führen.

OSKAR-Prinzip und Feedback

Ziel: Wertschätzung

Weg: Geburtstage von Kunden und Lieferanten sollten bekannt sein. Der Kundenberater, der den Kunden betreut, versendet eine Geburtstags-E-Mail an den Kunden (s. digitale Karten) und informiert zudem sein Team, damit in möglichen Telefonaten (nachträglich) gratuliert werden kann. Nach Geburtstagen sollte offensiv gefragt und diese in Revolver und im Kalender eingetragen werden.

Parkplatz und Anfahrtsbeschreibung

Ziel: ein geplantes Willkommen von Herzen

Weg: Besucher werden freundlich empfangen mit folgendem Procedere:

  1. Gast erhält via E-Mail die Anfahrtsbeschreibung
  2. Parkplatz freimachen + Parkplatzschild aufhängen
  3. Raum eindecken mit Blöcken, Kugelschreibern, Tassen, Gläsern, Kaffee, Milch, Zucker, Süßstoff, Wasser, ggf. belegte Brötchen und zusammen mit Tellern und Servietten servieren
  4. Begrüßung i.S.v. „schön, dass Sie da sind“
  5. Begleitung zum Konferenzraum
  6. Abnehmen der Garderobe
  7. Angebot von Kaffee, Tee oder Wasser
  8. internen Ansprechpartner informieren, dass der Gast da ist
Runder Tisch

Ziel: Bindung zum Kunden halten, verbessern und intensivieren

Weg: Bestenfalls zweimal im Jahr setzt sich Punktmacher mit jedem Kunden an einen „Runden Tisch„, um aus gelaufenen Jobs zu lernen und ggf. Strategien daraus zu entwickeln, die die Zusammenarbeit in der Zukunft und die Bindung zum Kunden verbessern.

Urlaubsinformationen an Kunden

Ziel: Für Klarheit auch im Urlaub sorgen.

Weg: Kunden sollten per E-Mail über den anstehende Urlaube und seine Vertretung frühzeitig informiert werden.

Termine + Kalender und „Bei Anruf Termin„

Ziel: Termine sehen und schnell vergeben können

Weg: Interne wie externe Termine werden in Outlook eingetragen und die Kollegen entsprechend eingeladen. An- und Abreisen sind ebenfalls einzutragen, damit sichtbar ist, wie lange die Kollegen unterwegs sind. Relevante Kürzel für einzutragende Termine sind:

  • KGe = Kundengespräche extern
  • KGo = Kundengespräch online
  • KGi = Kundengespräch intern
  • NBe = New Business Termin extern
  • NBo = New Business Termin online
  • NBi = New Business Termin intern
  • AGe = Arbeitsgespräch extern
  • AGo = Arbeitsgespräch online
  • AGi = Arbeitsgespräch intern

Briefings, IVE’s, Rechnungen und Mahnungen

Wissenswertes – nicht nur für Berater

Akonto-Zahlungen

Ziel: Liquidität sichern

Weg: Wenn Kosten 10.000 Euro übersteigen, erhält der Kunde eine Akonto-Rechnung.

Aufträge an Dritte

Ziel: Sicherheit bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte

Weg: Beauftragung Dritter soll immer schriftlich erfolgen zu einem zuvor festgelegten oder verhandelten Preis, mündliche Freigaben z.B. von Kunden sind schriftlich zu bestätigen i.S.v. „Wie gerade telefonisch besprochen, haben Sie den Auftrag bestätigt. Daher finden Sie anbei nun die Auftragsbestätigung zur Information/Ablage.“; auf schriftliche Kundenfreigabe erfolgt Auftragsbestätigung

Ausgangsrechnungen

Ziel: Liquidität erhalten

Weg: Auftragsbestätigung einfach per Klick in eine Rechnung wandeln.

Vorher:

  • Bilanzierung Std. i.S.v. Aufwand vs. Ertrag
  • negative „Bilanz„ = Rücksprache mit Teamleitung oder Geschäftsführung
  • Prüfung Fremdleistungen und deren Weiterberechnung
  • Media mind. 15% AE berechnen
  • 17,85% Delkredere
  • Empfänger-Adresse prüfen
  • Auftragsnummer/Referenz vom Kunden ergänzen
  • vorab ggf. AB zur Freigabe an Kunden senden
  • internationale Rechnungen mit Hinweis im Rechnungsfuß
  • Versendung via E-Mail
  • wenn Rechnungen falsch, Rechnungskorrektur erstellen + neue Rechnung
Besprechungsbericht (BSB)

Ziel: Gespräche übersichtlich zusammenfassen

Weg: 3 Spalten: 1. WAS (Entscheidung oder Aufgabe), 2. WER (Verantwortlich) und 3. WANN (Datum eintragen). Es gibt generell zwei Versionen: handschriftlich während des Termines inklusive Verteilung Kopien an alle Beteiligten oder formlose Auflistung digital, nach Fertigstellung Versendung in Form eines PDF

Bestellungen, Einkauf

Ziel: effizienter einkaufen

Weg: Einkauf erfolgt durch André oder Marion Brömmel.

Wichtig zu wissen dabei sind lediglich die Eckdaten wie Projekt, Bestelldetails, Lieferadresse und Liefertermin.

Private Käufe z.B. bei Amazon & Co. können derzeit noch in die Agentur gesendet werden, allerdings wird erwartet, dass die Bestellung/Suche etc. außerhalb der Arbeitszeit vorgenommen wird.

Briefings

Ziel: eine präzise Vorgabe, die mit dem Arbeitsergebnis abgeglichen werden kann

Weg: Briefing kommen vom Kunden. Auf Wunsch des Kunden erstellt diese Punktmacher (ggf. „Re-Briefing„) und zuvor kalkuliert (einkalkuliert) und berechnet. Es gibt eine Vorlage (Server).

Buchhaltung und Steuerberater

Ziel: einwandfreie und lückenlose Buchführung

Weg: Unsere Buchhaltung ist intern in Person Marion Brömmel und extern Marc Rauhut bzw. Frau Ebbing von Rauhut Steuerberatungsgesellschaft mbH (s. Revolver).

Credential, Agenturpräsentation, Agenturvorstellung

Ziel: eine pointierte und überzeugende Präsentation von Punktmacher

Weg: wenige Folien, vielmehr Nutzung der Zeit, über Probleme der Kunden zu sprechen

Eingangsrechnungen (ER)

Ziel: Rechnungen finden und weiterberechnen

Weg: ER erhalten wir nur, wenn wir Aufträge vergeben. Die Person, die den Auftrag erteilt, ist (noch) zugleich die Person, die die ER prüft (s. Checkliste ER) und eine Jobnummer zuordnet und entscheidet, ob die Aufwendungen berechenbar sind oder nicht. Die ER wird gescannt und als PDF auf dem Server (Buchhaltung, Monatsordner…) abgelegt.

  • Auftrag erteilen zu definierten Kosten
  • Kosten in Revolver eintragen unter Bestellungen
  • ER mit Bestellung abgleichen
  • ER als PDF mit Kommentar versehen
  • ER auf Server legen: Eingangsrechnung–>JJ–>JJMM
Eskalationsstufen bei Verhandlungen nutzen

Ziel: Erlösen eines max. Betrages für die Leistung von Punktmacher.

Weg: Wer die IVE versendet, verhandelt auch. Der direkte Kundenberater soll sicherstellen, dass die Beziehung zum Kunden getrennt bleibt von den Kosten/Verhandlungen. Lösung: Der Kundenberater verweist auf den ihm übergestellten Verantwortlichen (Leitung Beratung oder Geschäftsführung). Beispiel: „Ich spreche gerne noch einmal mit Herrn Brömmel zu Ihrem Wunsch nach einem preislichen Nachlass. Er wird mir sicher den Kopf abreißen, aber für Sie mache ich mich bei ihm stark.“ Erst wenn dieser Weg in eine Sackgasse läuft, wird das Gespräch weitergegeben an die übergestellten Verantwortlichen bishin zur Geschäftsführung.

(Fach-) Presse ruft an

Ziel: Das richtige sagen.

Weg: Sollte die (Fach-)Presse anrufen, um sich über die Agentur informieren zu wollen, ist der Anruf an die Geschäftsführung weiterzuleiten.

Freigaben

Ziel: Fehlkosten vermeiden

Weg: Fehldkosten, die Punktmacher zahlen muss, belasten unmittelbar den Gewinn. Daher gilt: Erst bei schriftlicher Freigabe des Kunden geben wir Dokumente in Produktion. Ohne Freigabe keine Produktion (s. auch Dummy-Erstellung). Bei mündlichen oder telefonischen Freigaben ist eine Telefonnotiz zu schreiben und an den Kunden zu senden.

Not: Wenn wirklich Entscheidungen getroffen werden müssen (fraglich ist, wann das überhaupt der Fall ist), die keinen Aufschub dulden oder Ansprechpartner nicht erreichbar sind, ist zuerst die Geschäftsführung zu informieren z.B. über TYD oder FYI und im Betreff ist auf den Umstand z.B. „XX soll ohne Kunden-Freigabe in Produktion gehen!„ hinzuweisen und deren Antwort abzuwarten.

Für Sie fokussiert (FSF)

Ziel: Punktmacher als Punkt–Macher positionieren

Weg: Weiterentwicklung aus FSG und FSW erstellt. Hierbei reduzieren wir die gelieferten Informationen auf das für den Kunden Wesentliche. Ergebnis: Siehe hier, Herr Kunde, wir haben eine relevante Info für dich und schon reduziert. Wenn du es dennoch gänzlich lesen willst, kannst du das gern tun.

Für Sie gelesen (FSG)

Ziel: 6-Kontakte-Regel und Kunden halten, weil wir uns für sie interessieren

Weg: 2019 wurden 96 sog. „Für Sie gelesen“ an Kunden und potenzielle Kunden versendet (2016 = 120 / 2017 = 79 / 2018 = 41). Diese Dokumente halten a) Kontakt zum Kunden und zeigen b), dass wir uns für das interessieren, was den Kunden interessiert. Für die Umsetzung ist der jeweiliger Berater verantwortlich – unterstützen, finden und aufmerksam machen auf interessante News oder bemerkenswerte Inhalte kann hingegen jeder. Eine Word-Vorlage liegt auf dem Server unter „Vorlagen.“ Dauer der Erstellung vom Finden bis Versenden max. 5 Min./Stück.

Für Sie weitergedacht (FSW)

Ziel: Kunden konkret inspirieren und ggf. Auftrag generieren

Weg: Weiterentwicklung des „Für Sie gelesen“. Hierbei wird nich nur der Artikel an den Kunden gesendet, sondern ein Denkanstoß für den Kunden gegeben. In der Vorlage wird beispielweise formuliert: „Was würde es für Ihr Unternehmen bedeuten, wenn Sie ab morgen auch 15% mehr Umsatz machen könnten?„

Investitionsempfehlung (IVE)

Ziel: Verbindlichkeit für Kunden und Agentur herstellen

Weg: Es gibt kaum etwas wichtigeres als eine IVE. Diese werden in Revolver aus den Teilschritten eines Projektes automatisch erstellt bzw. daraus umgewandelt. D.h. auch, ohne Teilschritte in dem Projekt, werden IVEs nur in Ausnahmefällen erstellt. Hintergrund ist, dass die Teilschritte mit Stunden hinterlegt werden und die in der Zeiterfassung in Revolver eingegebenen Stunden von diesen budgetierten Stunden abgezogen werden. Somit sind dort auch Defizite zu erkennen.

Jobstatus

Ziel: Dem Kunden und der Agentur einen Überblick über laufende Projekte geben.

Weg: Regelmäßig soll die Kundenberatung für den Kunden einen Jobstatus. Fünf Spalten reichen aus:

  1. Jobtitel und Jobnummer
  2. Status-quo, was ist bisher passiert (reduziert auf das Wesentliche)
  3. Was sind die nächsten Schritte (konkret formuliert)
  4. Wer ist verantwortlich für den nächsten Schritt (Person/Name)
  5. Datum bis wann das zu erledigen ist
Kosten vs. Investment

Ziel: Marketing als Investment bekannt machen

Weg: „Kosten“ oder „Ausgaben“ sind zu vermeiden, stattdessen werden Begriffe wie „Investition“ oder „Aufwendungen“ verwendet.

Mahnungen

Ziel: Liquidität automatisiert sicherstellen

Weg: Mahnungen werden direkt geschrieben und versendet nachdem das Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um 4 Tage überschritten wurde (also nach 14 Tagen, weil 2 Arbeitswochen). Rechnungen werden in der Regel via E-Mail versendet, sodass ein „Nichtankommen„ ausgeschlossen werden kann.

Nachlässe

Ziel: Solide Kalkulationen und Berechenbarkeit beim Kunden herstellen, „Verramschen“ und „Mondkalkulationen“ vermeiden, berechenbar bleiben.

Weg: Punktmacher kalkuliert realistisch und orientiert sich am zu erwartenden Arbeitsaufwand. Kalkuliert wird im Durchschnitt mit 100,00 Euro/Std. Da es zuvor keine Aufschläge gibt, sind preisliche Nachlässe ausgeschlossen. Vielmehr ist gemeinsam mit dem Kunden zu besprechen, was mit dem vorhandenen Budget umgesetzt werden kann (Maximalprinzip). Es kommt aber vor, dass Kunden vom Einkauf des Unternehmens dazu angehalten werden, in Preisverhandlungen zu gehen und Preise generell zu drücken. In diesem Falle kann der Berater eigenständig maximal 2% von der Kalkulation nachlassen. Bei einem theoretisch kalkulierten Ertrag von 10 bis 15% würden 2% Nachlass allerdings bereits bis zu 20% Verlust des Ertrags bedeuten. Alternative zu Nachlässen sind Zugaben. Beim Wunsch nach größeren Nachlässen sind die Eskalationsstufen zwingend (!) zu durchlaufen.

Generell darf die Beratung max. 1% Nachlass geben. Daraus folgt, dass Kalkulationen mit größter Genauigkeit zu erstellen sind. Ein Aufschlagen, um später große Nachlässe zu geben, ist weder erlaubt noch geduldet.

Re-Briefings

Ziel: Missverständnisse und Fehlarbeiten vermeiden

Weg: Re-Briefings Sind meist sinnvoller als die Weitergabe der Kundenbriefings, da sie wiedergeben, was die Agentur von dem Briefing des Kunden verstanden hat. Die Entscheidung, ob dem Kunden ein Re-Briefing zugesendet werden soll, obliegt der Beratung.

Schnellschüsse hinterfragen

Ziel: auf konkrete Termine hinarbeiten können

Weg: „Schnellschüsse“, d.h. Aufträge, die sofort realisiert werden müssen, kommen immer wieder vor. Eine hohe Geschwindigkeit erhöht die Fehlerquote. Was allerdings „schnell“ oder „kurzfristig“ bedeutet, ist häufig unklar: Es gilt daher, den Ansprechpartner auf Kundenseite zu fragen, wann konkret das Ergebnis vorliegen soll. Hilfreich auch die Frage: Was ist an dem besagten Liefertermin? Die Erkenntnis: häufig ist es gar nicht eilig oder der Liefertermin nur zufällig gewählt.

schnell + gut + günstig = unmöglich

Ziel: Klarheit in der Kommunikation und in den Erwartungen

Weg: Merke: schnell + gut + günstig = gehen nicht zeitgleich zusammen. Es gehen in der Regel nur 2 dieser 3 Faktoren gleichzeitig, z.B. schnell + günstig, aber nicht zugleich „gut“. Oder gut + günstig, dann aber nicht schnell. Punktmacher teilt das mit. Das ist ein Grund, warum z.B. auf ganz eilige Projekte bzw. Termine sog. Express-Zuschläge erhoben werden.

Zahlungseingänge optimieren

Ziel: Liquidität sicherstellen

Weg: Die Liquidität der Agentur ist wesentlich. Es werden daher direkt Mahnungen versendet (von Marion Brömmel), sobald ein Zahlungsziel (in der Regel 10 Tage) um mehr als 4 Tage überschritten ist.

Rund um die Kreation

Konzeption, Grafik, Text und RZ

Checkliste Kreation

Corporate Design (CD) von Punktmacher

Ziel: die Marke Punktmacher kommunikativ geradlinig führen

Weg: Die Website gibt Orientierung. Der rote Punkt wird nicht als Stilmittel verwendet, weder als Aufzählungszeichen in rot noch als roter Punkt am Ende eines Satzes. Klare Didaktik aus H1, H2, H3, Zitate einfügen und Hervorhebungen.

Dummy erstellen

Ziel: Fehlproduktionen vermeiden.

Weg: Vor der Produktion ist ein Dummy zu erstellen und intern oder vom Kunden freizuzeichnen. Die Verantwortung für die Erstellung liegt bei der Leitung Kreation.

Entscheidungen erleichtern

Ziel: Kunden entscheiden sich im ersten Schritt

Weg: Entscheidungen fallen leichter, wenn Entscheider die Wahl zwischen A und B haben (vgl. auch Ausschlussverfahren). Das gilt für Layouts, Texte, Ideen und Konzepte. Beim Preis kann die sog. „Tendenz zur Mitte“ helfen, dass Kalkulationen direkt freigegeben werden.

Fotografen

Ziel: Ergebnisse produzieren, die sich sehen lassen können

Weg: Über die richtige Auswahl berät man intern (hauptverantwortlich Leitung Kreation).

Fotobriefing

Ziel: Klare Vorstellung im Vorfeld über das zu erstellende Ergebnis

Weg: So, wie wir nicht ohne Briefing vom Kunden arbeiten möchten, so möchte auch kein Fotograf ohne schriftliche „Einweisung“ arbeiten. Darin enthalten sind konkrete Angaben zur eigentlichen Idee bzw. zum Einsatz der Bilder, bestenfalls Scribbles und Beispielfotos, Entwürfe der späteren Anzeigen o.ä., Formate (hoch, quer), Auflösungen, Farbigkeiten, bestehende Bild- oder Farbwelten, Perspektiven, Serien, Angaben zu Nutzungsrechten etc. Bei aufwendigen Shootings gibt es, wie beim Dreh, ein Pre-Production Meeting mit dem Kunden.

Ideen denken – Brainstorming

Ziel: Effizienter zu guten Ideen

Weg:  1. Schritt: allein Ideen denken. 2. Schritt: Ergebnisse mit anderen teilen und gemeinsam weiterdenken. 3. Entscheiden.

Kleben von Dummies und Ringeln von Booklets

Ziel: Aufwand und Gesundheitsgefährdung vermeiden

Weg:  Booklets werden nur in Ausnahmefällen auf Wunsch des Kunden erstellt und berechnet. Ansonsten wird digital gearbeitet, d.h. PDF übersendet. Der Einsatz von Sprühklebern ist selbst für besagte Ausnahmen untersagt. Dummies werden mit Rollklebern, Pritstiften oder Heftern erstellt, denn es kommt weniger auf die Verarbeitung als vielmehr auf die Erkennbarkeit der Mechanik an.

Korrekturlesen bzw. Lektorat

Ziel: Fehlerfreie Produktionen (Print, Druck, Online)

Weg: Generell gilt: nichts geht in Produktion, ohne dass es professionell Korrektur gelesen wurde – es sei denn, der Kunde wünscht es ausdrücklich, weil er die Leistung nicht zahlen möchte. Diese Leistung muss vom Berater angeboten worden sein; s. auch Revolver „Lektorat verbindlich“. Lektorate sind z.B. Wieners und Wieners, mitunter auch Ute Hauswert, Burton-Münch-Partner (hochwertig) o.ä. Dem Kunden müssen wir klar machen

Das Prinzip der kleinen Schritte

Ziel: hohe Produktivität

Weg: Bei der Arbeit hin zum End-Ergebnis soll sich jeder rückversichern, um sicher zu stellen, auf dem richtigen Weg zu sein. Das spart enorme Arbeitszeit und erhöht die Produktivität (Output/Input). Beispiele:

  • Pressetext
    1. Struktur (HL, SL, AÜ) erstellen + abstimmen
    2. Absätze ausformulieren (ggf. schrittweise)
  • Kampagnen-Ideen, Logos
    1. Idee entwickeln, skizzieren + abstimmen
    2. grobe Layouts entwickeln + abstimmen
    3. präsentieren + abstimmen
    4. ausarbeiten + abstimmen
    5. finalisieren
  • Konzepte
    1. grobe Idee aufschreiben, skizzieren + abstimmen
    2. schrittweise detaillierter ausarbeiten + abstimmen
    3. finalisieren
Logo in Kunden-Anzeigen

Ziel: Logo/www.punktmacher.de in Anzeigen von Kunden

Weg: Kunden sind um Erlaubnis zu fragen für den Einbau des Logos.

Markenblätter

Ziel: Marken stringenter führen

Weg: Zu jedem (größeren) Kunden soll ein Markenblatt existieren. Es dient dazu, die Marke auf einer einzigen Seite visuell zu komprimieren und die Projekte, die Punktmacher erstellt, daneben zu stellen und auf Stimmigkeit zu überprüfen. Darin enthalten sind Markensteuerrad sowie Bild- und Farbwelt sowie Angaben zu Tonalitäten.

Neue Kampagnen: für Website, Social Media und Presse

Ziel: Mit guter Arbeit Werbung für Punktmacher machen

Weg: Eine gute Referenz ist das Aushängeschild der Agentur. Auf der Website von Punktmacher sind „Referenzen“ die meist geklickten Inhalte. Daher gilt: Wenn eine neue Kampagne startet oder ein neues Motiv veröffentlicht wird, ist Bildmaterial für unsere Kommunikation zu erstellen. Betreuende Kundenberater und Kreative sind dafür verantwortlich.

Pflicht + Kür

Ziel: Kunden halten – aber nicht um jeden Preis

Weg: Über 60% aller Unternehmen kündigen die Agentur-Kundenbeziehung mit der Begründung, dass ihnen Inspirationen und Impulse fehlen. Das vermeidet Punktmacher durch Einhaltung von Pflicht und Kür, d.h.: Generell werden (abhängig vom Budget) zwei Entwürfe vorgestellt: das, was der Kunde gebrieft hat (Pflicht) und das, was Punktmacher überdies empfehlen kann (Kür). Beide sollten sich so sehr unterscheiden, dass klar ist, was was ist. Es gilt außerdem: Es wird immer mit der Pflicht begonnen, damit diese in jedem Falle fertig wird. Die Kür ist eine Kür. Weiterverfolgt wird generell eine der Ideen. Nur wenn der Kunde es wünscht und (!) zahlt, werden beide Vorschläge weiter verfolgt.

Pimp my brochure

Ziel: Kunden inspirieren und Broschüren interessant gestalten.

Weg: Es existiert eine Liste (s. Anhang) mit Ideen, wie z.B. Broschüren, Preislisten interessant gestaltet bzw. was bei einer Überarbeitung bedacht werden kann, damit das Dokument interessanter und für die Zielgruppen und für den Kunden begehrlicher und wertvoller wird.

Post Production bzw. EBV

Ziel: Sicherstellung der bestmöglichen Qualität der Ergebnisse.

Weg: Hier gemeint Bildausarbeitung auf hohem künstlerischen (und finanziellen) Niveau. Nicht jeder Job muss zwangsläufig in die Post Production. Beratung und Kreation entscheiden nach Timing-, Kosten- und Gestaltungsgesichtspunkten darüber, was wohin geht – oder selbst gemacht wird (s. auch make or buy).

Proofs

Ziel: Sicherstellung, dass Vorstellung und Endergebnis übereinstimmen

Weg: Proofs sollten am Anfang von Kampagnen-Motiven, sog. Key-visuals, vor deren ersten Veröffentlichung erstellt werden und Kosten sowie Inhalt vom Kunden freigegeben werden. Bestenfalls erhält der Kunde das Original und gibt dieses frei. EK Proof DIN A4 ca. 25,– Euro, DIN A3 ca. 40,– Euro zzgl. Anlegen der zu proofenden Daten von Punktmacher sowie Kurier- und Versandaufwendungen.

Punktmacher-Logo

Ziel: Jederzeit das richtige Logo finden oder versenden können.

Weg: Nur das aktuellste Logo liegt auf dem Server.

Reinzeichnungen und Qualitätsschleife

Ziel: Zufriedene Kunden und Gewinne für die Agentur (keine Fehlkosten)

Weg: Generell können Reinzeichnungen von allen Mitarbeitern der Kreation erstellt werden. Vor Druck ist die sog. Qualitätsschleife (kurz Qualischleife) zu machen, d.h. 3 Personen zeichnen das Dokument ab (Beratung, Kreation, Text), die es im besten Fall zuvor noch nicht gesehen haben. Wichtig: Vor Produktion Dummy erstellen (s. auch Dummy). Auch wichtig: Die Aufwände/Zeit für diese Schleife sind vom Kunden zu zahlen.

Rund um die Kreation

Konzeption, Grafik, Text und RZ

Checkliste Kreation

Corporate Design (CD) von Punktmacher

Ziel: die Marke Punktmacher kommunikativ geradlinig führen

Weg: Die Website gibt Orientierung. Der rote Punkt wird nicht als Stilmittel verwendet, weder als Aufzählungszeichen in rot noch als roter Punkt am Ende eines Satzes. Klare Didaktik aus H1, H2, H3, Zitate einfügen und Hervorhebungen.

Dummy erstellen

Ziel: Fehlproduktionen vermeiden.

Weg: Vor der Produktion ist ein Dummy zu erstellen und intern oder vom Kunden freizuzeichnen. Die Verantwortung für die Erstellung liegt bei der Leitung Kreation.

Entscheidungen erleichtern

Ziel: Kunden entscheiden sich im ersten Schritt

Weg: Entscheidungen fallen leichter, wenn Entscheider die Wahl zwischen A und B haben (vgl. auch Ausschlussverfahren). Das gilt für Layouts, Texte, Ideen und Konzepte. Beim Preis kann die sog. „Tendenz zur Mitte“ helfen, dass Kalkulationen direkt freigegeben werden.

Fotografen

Ziel: Ergebnisse produzieren, die sich sehen lassen können

Weg: Über die richtige Auswahl berät man intern (hauptverantwortlich Leitung Kreation).

Fotobriefing

Ziel: Klare Vorstellung im Vorfeld über das zu erstellende Ergebnis

Weg: So, wie wir nicht ohne Briefing vom Kunden arbeiten möchten, so möchte auch kein Fotograf ohne schriftliche „Einweisung“ arbeiten. Darin enthalten sind konkrete Angaben zur eigentlichen Idee bzw. zum Einsatz der Bilder, bestenfalls Scribbles und Beispielfotos, Entwürfe der späteren Anzeigen o.ä., Formate (hoch, quer), Auflösungen, Farbigkeiten, bestehende Bild- oder Farbwelten, Perspektiven, Serien, Angaben zu Nutzungsrechten etc. Bei aufwendigen Shootings gibt es, wie beim Dreh, ein Pre-Production Meeting mit dem Kunden.

Ideen denken – Brainstorming

Ziel: Effizienter zu guten Ideen

Weg:  1. Schritt: allein Ideen denken. 2. Schritt: Ergebnisse mit anderen teilen und gemeinsam weiterdenken. 3. Entscheiden.

Kleben von Dummies und Ringeln von Booklets

Ziel: Aufwand und Gesundheitsgefährdung vermeiden

Weg:  Booklets werden nur in Ausnahmefällen auf Wunsch des Kunden erstellt und berechnet. Ansonsten wird digital gearbeitet, d.h. PDF übersendet. Der Einsatz von Sprühklebern ist selbst für besagte Ausnahmen untersagt. Dummies werden mit Rollklebern, Pritstiften oder Heftern erstellt, denn es kommt weniger auf die Verarbeitung als vielmehr auf die Erkennbarkeit der Mechanik an.

Korrekturlesen bzw. Lektorat

Ziel: Fehlerfreie Produktionen (Print, Druck, Online)

Weg: Generell gilt: nichts geht in Produktion, ohne dass es professionell Korrektur gelesen wurde – es sei denn, der Kunde wünscht es ausdrücklich, weil er die Leistung nicht zahlen möchte. Diese Leistung muss vom Berater angeboten worden sein; s. auch Revolver „Lektorat verbindlich“. Lektorate sind z.B. Wieners und Wieners, mitunter auch Ute Hauswert, Burton-Münch-Partner (hochwertig) o.ä. Dem Kunden müssen wir klar machen

Logo in Kunden-Anzeigen

Ziel: Logo/www.punktmacher.de in Anzeigen von Kunden

Weg: Kunden sind um Erlaubnis zu fragen für den Einbau des Logos.

Markenblätter

Ziel: Marken stringenter führen

Weg: Zu jedem (größeren) Kunden soll ein Markenblatt existieren. Es dient dazu, die Marke auf einer einzigen Seite visuell zu komprimieren und die Projekte, die Punktmacher erstellt, daneben zu stellen und auf Stimmigkeit zu überprüfen. Darin enthalten sind Markensteuerrad sowie Bild- und Farbwelt sowie Angaben zu Tonalitäten.

Neue Kampagnen: für Website, Social Media und Presse

Ziel: Mit guter Arbeit Werbung für Punktmacher machen

Weg: Eine gute Referenz ist das Aushängeschild der Agentur. Auf der Website von Punktmacher sind „Referenzen“ die meist geklickten Inhalte. Daher gilt: Wenn eine neue Kampagne startet oder ein neues Motiv veröffentlicht wird, ist Bildmaterial für unsere Kommunikation zu erstellen. Betreuende Kundenberater und Kreative sind dafür verantwortlich.

Pflicht + Kür

Ziel: Kunden halten – aber nicht um jeden Preis

Weg: Über 60% aller Unternehmen kündigen die Agentur-Kundenbeziehung mit der Begründung, dass ihnen Inspirationen und Impulse fehlen. Das vermeidet Punktmacher durch Einhaltung von Pflicht und Kür, d.h.: Generell werden (abhängig vom Budget) zwei Entwürfe vorgestellt: das, was der Kunde gebrieft hat (Pflicht) und das, was Punktmacher überdies empfehlen kann (Kür). Beide sollten sich so sehr unterscheiden, dass klar ist, was was ist. Es gilt außerdem: Es wird immer mit der Pflicht begonnen, damit diese in jedem Falle fertig wird. Die Kür ist eine Kür. Weiterverfolgt wird generell eine der Ideen. Nur wenn der Kunde es wünscht und (!) zahlt, werden beide Vorschläge weiter verfolgt.

Pimp my brochure

Ziel: Kunden inspirieren und Broschüren interessant gestalten.

Weg: Es existiert eine Liste (s. Anhang) mit Ideen, wie z.B. Broschüren, Preislisten interessant gestaltet bzw. was bei einer Überarbeitung bedacht werden kann, damit das Dokument interessanter und für die Zielgruppen und für den Kunden begehrlicher und wertvoller wird.

Post Production bzw. EBV

Ziel: Sicherstellung der bestmöglichen Qualität der Ergebnisse.

Weg: Hier gemeint Bildausarbeitung auf hohem künstlerischen (und finanziellen) Niveau. Nicht jeder Job muss zwangsläufig in die Post Production. Beratung und Kreation entscheiden nach Timing-, Kosten- und Gestaltungsgesichtspunkten darüber, was wohin geht – oder selbst gemacht wird (s. auch make or buy).

Proofs

Ziel: Sicherstellung, dass Vorstellung und Endergebnis übereinstimmen

Weg: Proofs sollten am Anfang von Kampagnen-Motiven, sog. Key-visuals, vor deren ersten Veröffentlichung erstellt werden und Kosten sowie Inhalt vom Kunden freigegeben werden. Bestenfalls erhält der Kunde das Original und gibt dieses frei. EK Proof DIN A4 ca. 25,– Euro, DIN A3 ca. 40,– Euro zzgl. Anlegen der zu proofenden Daten von Punktmacher sowie Kurier- und Versandaufwendungen.

Punktmacher-Logo

Ziel: Jederzeit das richtige Logo finden oder versenden können.

Weg: Nur das aktuellste Logo liegt auf dem Server.

Reinzeichnungen und Qualitätsschleife

Ziel: Zufriedene Kunden und Gewinne für die Agentur (keine Fehlkosten)

Weg: Generell können Reinzeichnungen von allen Mitarbeitern der Kreation erstellt werden. Vor Druck ist die sog. Qualitätsschleife (kurz Qualischleife) zu machen, d.h. 3 Personen zeichnen das Dokument ab (Beratung, Kreation, Text), die es im besten Fall zuvor noch nicht gesehen haben. Wichtig: Vor Produktion Dummy erstellen (s. auch Dummy). Auch wichtig: Die Aufwände/Zeit für diese Schleife sind vom Kunden zu zahlen.

IT/TK

Telefon, Internet, Daten, Rechner und Technik

Und sonst so?

Allgemeine Daten und Wissenswertes

AGB

Ziel:   rechtliche Grundlagen schaffen

Weg: Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Punktmacher liegen auf dem Server.

Bankverbindung
  • Verbundsparkasse Emsdetten-Ochtrup
    DE62 4015 3768 0000 1537 44
  • Volksbank Raesfeld
    DE34 4286 2451 0101 0171 00
Bewerber (ehemalige) anschreiben

Ziel: Kontakt zu den Bewerbern halten und bei möglichem Wechsel für Punktmacher gewinnen

Weg: Regelmäßiges Kontakthalten über E-Mail, Xing etc. und Versendung von Informationen, die relevant sind für die Bewerber sein können und bestenfalls Interaktion nach sich ziehen. Anleitung zum Finden in Revolver:

  • Bei Revolver unter „Such-Dialog„: Adressen, Adress-Typ=potentielle Mitarbeiter eingeben
  • Danach bei Revolver oben rechts in der Leiste „exportieren„
  • Bei exportieren: alles auswählen
  • Export starten und speichern
  • Excel öffnen: Dokument importieren unter „unicode_UTF-8„ danach weiter auswählen: als Erstes „Tabstopp„, danach „Standard„, schließlich „Fertig stellen„
  • Personen, bei denen E-Mails hinterlegt sind à per E-Mail anschreiben
  • Personen, bei denen keine E-Mail hinterlegt ist à per Post anschreiben
  • Folgender Betreff: In Kontakt bleiben mit Punktmacher
  • Folgender Text: (z.B. vom 29.06.2017)
    Hallo XYZ, du bist bei uns in unserer Datenbank unter der Rubrik „potentielle Punktmacher mit Sternchen“ eingetragen. Prüfe bei Gelegenheit, ob wir dich richtig im Bereich (Beratung/Text/Kreation) verortet haben. Wenn nein, sende uns gern aktuelle Daten zu, damit wir diese archivieren können.
    Schön, wenn du mit uns – Punktmacher – in Kontakt bleibst.
    Glückauf und viele Grüße, …
  • Wenn möglich unter den Text das Punktmacher Logo einfügen (dieses findet man auf dem Server unter: Grafik à Geschäftsausstattung à Allgemein à Logo à und dann das Logo mit dem Namen „…RGB„ wählen

Rückmeldung der Bewerber:

Wenn sich eine der angeschriebenen Personen zurückmeldet, muss Einiges geprüft werden:

  • Sollte es eine negative Rückmeldung sein, dass die angeschriebene Person nicht mehr möchte, dass wir ihre Daten besitzen, wird die Person im Revolver unter dem Punkt „verknüpft mit„ mit „löschen„ gekennzeichnet
  • Wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist, wird die E-Mail aus dem Kontakt bei Revolver gelöscht, der Rest des Kontaktes bleibt allerdings erhalten! (Daraufhin wird diese Person mit ihrer normalen Adresse per Post angeschrieben, soweit diese vorhanden ist) … ist diese nicht vorhanden, ist der Kontakt im Ganzen auf löschen zu stellen
  • Generell ist bei jeder Rückmeldung der jeweilige Kontakt im Revolver zu bearbeiten und aktualisieren, falsche Angaben werden entfernt
  • Generell sind Rückmeldungen der Bewerber immer zu beantworten, i.S.v. „Danke für deine Rückmeldung, wir haben deine Daten aktualisiert/gelöscht.“
Briefmarken

Ziel: immer versandbereit sein

Weg: mind. 10 Briefmarken von 0,70 Euro und 1,45 Euro vorliegend (s. Bestellungen). Verwendung geschäftlich. Rechnungen z.B. werden per E-Mail versendet.

Computer (Software-Installationen und Spiele)

Ziel: Hard- und Software stabil halten

Weg: keine eigenständigen Installationen von Hard- oder Software (s. IT/TK), keine Spiele während der Arbeitszeit. Vor Feierabend Dateien auf Server sichern.

Datenübertragung

Ziel: schnelle und einfache Datenübertragung ermöglichen

Weg: In jeder Signatur von Punktmacher ist ein Link enthalten für den sicheren Upload von Daten.

Freieinweisungen

Ziel: Größtmöglicher fachlicher Input und Information über den Markt unserer Kunden

Weg: Die Bestellung oder Anfrage sog. Freieinweisungen erfolgt in Abstimmung mit der Kundenberatung, um doppelte Freieinweisungen oder unnötige Bestellungen zu vermeiden. Aktuell erhält die Agentur u.a. diese Titel: DBZ, bauwelt, IKZ, AIT, Heizungsjournal, db, …

Geräte bei Punktmacher

Ziel: Probleme schnell lösen, Reparaturen veranlassen

Weg: Bedienungsanleitungen sind im Web zu finden. Generell werden aber unter neue Geräte Kopien der Rechnungen geklebt (z.B. bei Tischen, Telefonen, Adaptern etc.).

IT, TK, Internet, Server, Backup

Ziel: Datensicherheit, unterbrechungsfreies Arbeiten

Weg: Matthias (IT) und Martin (TK) Gehlhaar von Vision4IT (s. Revolver)

Kalenderfreigaben in Outlook

Neugeschäft (NB = New Business)

Ziel: Kunden gewinnen

Weg: Neukunden-Akquisition liegt ausschließlich in der Verantwortung der Geschäftsführung. Das kann nicht delegiert werden. Unterstützung von Mitarbeitern ist hingegen aber hilfreich, d.h. Empfehlungen und News z.B. zu Personalwechseln sind gern gesehen. Darüber hinaus fahren Mitarbeiter auch mit zu Erstterminen, sog. NB-Terminen.

Merke: Neugeschäft ist der wichtigste Kunde. Aber: Bestehendes Geschäft geht vor Neugeschäft!

Personaldaten

Ziel: alle relevanten Daten verfügbar haben

Weg: Verantwortlich dafür ist die Geschäftsführung. Neue Mitarbeiter müssen spätestens zum 10. des ersten Monats Name, Vorname, Anschrift/Wohnadresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuerklasse, Anzahl Kinder auf LSt-Karte, Steuer-ID Nummer, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession, IBAN, BIC angeben.

Public Relations, Pressemitteilungen und Presseverteiler

Ziel: Punktmacher bekannt machen.

Weg: Generell gilt es, einen guten Draht zur Presse zu halten und regelmäßig Pressemitteilungen zu schreiben und zu versenden. Dazu dient u.a. ein Presseverteiler. Dieser muss angelegt und aktualisiert werden.

Projektablauf

Ziel: Effiziente Prozesse

Weg: Der Prozess eines Projektes bei Punktmacher läuft in der Regel wie folgt ab:

  • Problem eruieren
  • …
  • … mind. 50, meist deutlich über 100 Teilschritte
  • …
  • Ausgangsrechnung (AR) in DATEV bearbeiten
Revolver (Agenturprogramm)

Ziel: Ein zentrales System mit Informationen, auf die alle zugreifen können.

Weg: Revolver. Alle Adressen und die Projekte werden hier eingegeben und gepflegt. Die Stundenerfassung erfolgt ebenfalls in Revolver. Die Einweisung in das Programm für neue Kollegen erfolgt im Team Kreation oder Beratung durch den Mentor.

Telefonie (VoIP)

Ziel: ohne Festnetztelefonie telefonieren

Weg: Punktmacher telefoniert über sog. Voice-over-IP (VoIP) mit der Software 3CX.

Timings

Ziel: Verbindlichkeit herstellen und Erwartungen halten

Weg: Entweder Erstellung von Timings z.B. in Excel oder – noch besser – direktes Einfügen der Termine in den Jobstatus. Dabei gilt in der Regel immer: Inhalte/Informationen einfach und kurz halten z.B. durch die Formel „Wer macht was bis wann.“

Merke: Lass den Kunden in Verzug sein, aber nicht die Agentur.

Urlaub und automatische E-Mail-Antwort

Ziel: E-Mail-Absendern freundlich mitteilen, dass man nicht da/im Urlaub ist

Weg: Einrichtung einer Abwesenheit und automatische E-Mail-Antwort mit folgendem Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Zeit vom XX.XX. bis einschließlich XX.XX. sammle ich neue Inspirationen, um für Unternehmen nach meinem Urlaub nachhaltige kommunikative Punkte zu machen.

 

E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XXXX XXXXX (XXXXX@punktmacher.de) oder rufen Sie an unter +49 2043 295084-0.

 

Zwischenzeitlich wünsche ich Ihnen eine gute Zeit und Glückauf.

 

XXXX XXXXX