Für gelungene Events benötigen Unternehmen einen zuverlässigen und professionellen Partner an ihrer Seite. Das ist auch FLECK bewusst, weshalb sich der Dachzubehörhersteller vertrauensvoll an Punktmacher gewandt hat.
Gute Planung ist die halbe Miete
Welches Ziel verfolgen wir mit dem Event? Wie lautet das Thema der Veranstaltung? Wen wollen wir damit erreichen? Wie setzen wir unsere Pläne um? Bei der Planung gilt es vorab viele Fragen zu berücksichtigen, die am Ende auf den Erfolg der Veranstaltung einzahlen. Umso wichtiger ist es, sich vorab genügend Zeit für die Konzeptionierung zu nehmen.
Von der Idee zum Projekt
Von Anfang an stand fest, dieser Tag soll Händler, Dachhandwerker, Planer und Architekten, Immobilieneigentümer sowie öffentliche Bauherren darüber aufklären, wie Extremwetter Bauwerken mit Flachdächern zusetzt und was sie tun können, um diese zu schützen. Der aussagekräftige Titel der Veranstaltung „Extreme Wetter brauchen extreme Lösungen“ wurde eigens von Punktmacher entwickelt und war der Vorstoß in diesem Prozess. Um die Zielgruppe über das anstehende Event zu informieren, wurde zunächst innerhalb kürzester Zeit ein „Save the Date“ in Form einer Postkarte sowie einem E-Mailing versandt. Im Anschluss folgte dann der Aussand einer Einladung. Nebenher wurde zudem ein Programm entworfen, eine Landingpage aufgebaut sowie eine Pressemitteilung und Beiträge in den sozialen Medien veröffentlicht.
Programm und „Save the Date“ für die hybride Veranstaltung „Extreme Wetter brauchen extreme Lösungen“
Passende Landingpage mit allen wichtigen Informationen für die hybride Veranstaltung von FLECK
Passende Ausstattung für einen gelungenen Ablauf
Möglichst viele Teilnehmer:innen sollten von den Fachbeiträgen der Referenten profitieren, weshalb wir den Vorschlag gemacht haben, die Veranstaltung „hybrid“ umzusetzen. So konnte sowohl vor Ort als auch online der Veranstaltung beigewohnt werden, wobei die Anzahl der Plätze in Präsenz auf 40 Stück beschränkt wurde. Um einen reibungslosen Ablauf auch für die Online-Teilnehmer:innen und einem zugeschalteten Referenten zu gewährleisten, hat Punktmacher einen Dienstleister organisiert, der vor Ort die ganze Zeit über alles im Blick behielt. Die Einrichtung des Live-Streams über YouTube haben wir selbst übernommen.
Die Veranstaltung
Im November 2022 war es dann so weit: Punktmacher realisiert die hybride Veranstaltung zum Thema „Extremwetter“ in der FLECKtory – Oskar Fleck Informationszentrum in Oer-Erkenschwick. Beraterin Clara Stabrodt war live vor Ort mit dabei, um die gesamte Veranstaltung zu begleiten und den Ablauf des Programmes zu unterstützen. Vom Aufbau der Leihmöbel, bis zur Überwachung der Technik war es ein aufregender Tag für alle Beteiligten – FLECK hatte das Event als Anlass genutzt, das neue „Seminar-Zentrum“ vorab zu eröffnen. Ein Highlight stellte insbesondere die Live-Produktvorstellung des ROOFGUARDs mit FLECK connect im Außenbereich dar.
Ein gelungener Abschluss
Viele Teilnehmer:innen äußerten Bedauern darüber, dass ihre Kolleg:innen nicht der Veranstaltung beiwohnen konnten und so interessante Fakten verlorengingen. Eine Lösung für dieses Problem ließ nicht lange warten, innerhalb weniger Tage wurde der Mitschnitt des Events online zur Verfügung gestellt.
Die Organisation im Überblick:
- Entwicklung eines aussagekräftigen Veranstaltungstitels „Extreme Wetter brauchen extreme Lösungen“
- Erstellung einer Save the Date-Karte- und eines Mailing inkl. Versendung (postalisch + digital)
- Gestaltung und Versand eines Einladungs-Mailing
- Einrichtung einer Landingpage
- Planung und Organisation der Event-Technik
- Korrespondenz mit den Referenten inkl. Recherche nach Experten
- Erstellung eines Programms
- Verwaltung des Einladungsmanagements (Rückmeldung auf Anmeldungen, Info über Ablauf versenden etc.)
- Formulierung und Veröffentlichung einer Pressemitteilung
- Erstellung von Social Media-Beiträgen
- Begleitung vor Ort
- Bereitstellung des Event-Mitschnitts auf Youtube
Bei Ihnen steht auch bald ein Event an? Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung.