Die größten Fehler beim Anlegen von Websites, Google My Business und Konten bei Facebook, Instagram, YouTube & Co.

Unternehmen, ob groß oder klein, die kurzfristig – wegen der Corona-Pandemie und daraus resultierend rückläufiger Umsätze z.B. im stationären Handel – online sein möchten, sollten trotz gebotener Eile überstürzte Fehler vermeiden. Es drohen bei fehlerhaften Aktionen falsche Darstellungen, genervte Kunden und hohe Kosten durch spätere Korrekturen, verlorene Zugangsautorisierungen, fremde Übernahmen von Konten bis hin zu Abmahnungen.

Ein falscher Klick kann schnell 4 Wochen Arbeit und Angstschweiß produzieren.

Katharina Köhler

Katharina Köhler ist Kundenberaterin bei Punktmacher.

Das Gute vorweg: die teuersten Fehler sind einfach zu vermeiden

So aufwendig oder teuer Fehler auch sein können, die meisten lassen sich durch Talente vermeiden, die jeder Mensch (in unterschiedlicher Ausprägung) besitzt:

• denken
• planen
• nachfragen, sichten von Tutorials und
• delegieren

Registrierung und Anlegen von Domains
Bereits in der Konzeption d.h. der Überlegung, wie die Domain aufgebaut sein soll, muss zeitgleich auf Rechtliches wie auch auf gute Suchmaschinen-Eigenschaften, Länge und/oder Merkfähigkeit geachtet werden.

Domain muss sicher sein
Die Domain ist in der Wichtigkeit mit der Adresse eines Unternehmens gleichzusetzen. Ein Unternehmen mit stationärem Absatzkanal, dass sich 10 Jahre lang erfolgreich durchgesetzt hat, würde großen Schaden nehmen, wenn es plötzlich aufgrund eines rechtlichen Fehlers im Mietvertrag an einem unattraktiven Standort umziehen müsste. Ähnlich verhält es sich mit der Domain.

Überblick der Domains, von denen man besser die Finger lässt
Es gibt Domains, dessen Eintragung sich rechtlich ausschließt oder zu Problemen führen kann. Wer Ärger aus dem Weg gehen möchte, sollte u.a. von diesen Domains die Finger lassen:

• fremde Marken
• fremde Unternehmensnamen
• Werktitel (mit hohem Bekanntheitsgrad)
• Namen von Prominenten und Mitmenschen
• Städtenamen
• Domains, die wie eine staatliche Einrichtung klingen
• u.v.m.

Fehlende Dokumentation kann großen Aufwand nach sich ziehen
Ebenso fatal ist eine fehlende Dokumentation über den Kauf einer Domain oder die Einwilligung einer Person, die Domain nutzen zu dürfen. Es empfiehlt sich, Verträge zu machen und bestenfalls sogar Geld zu transferieren, auch wenn der Inhaber keines verlangt. Dann kann ein Obolus dennoch sinnvoll sein. Dieser Transfer inklusive Verwendungszweck kann bei späteren Problemen leicht auf den Konten beider Personen/Unternehmen gefunden werden und macht es dem neuen Domaininhaber leichter, vor Gericht zu bestehen.

Eintragungen Marken und Claims (Prüfung verfügbarer Domains .de und .com)
Die Eintragung von Marken und Claims (Slogan) ist – wie bei Patenten auch – nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche können unangenehme Auswirkungen haben. Und wird die Nutzung des Slogans oder gar der Marke plötzlich gerichtlich verboten, hat das nicht selten das Aus des Unternehmens zur Folge. Hier gilt es, Profis hinzuzunehmen. Gerade bei Markeneintragungen sind spezielle Kanzleien empfehlenswert, um Ärger zu vermeiden. Dabei wird dann auch über den Schutzraum zu sprechen sein, ob Deutschland, EU oder weltweit.

Beim Claim ist es ähnlich, wenngleich häufig weniger dramatisch, wenn dieser wider Erwarten doch verloren geht. Auch wenn der Antrag zur Eintragung beim Patent- und Markenamt in München zeigt, dass ein Claim/Slogan nicht zu schützen ist, kann dieser Schritt wertvoll sein, kann der Nutzer dann doch davon ausgehen, dass auch kein anderer diesen schützen kann. Damit bleibt natürlich das Risiko von Nachahmern.

Ein schlechtes CMS lässt eine Website unweigerlich „verrotten“
Eine Website muss mindestens 5, bestenfalls 10 Jahre und länger für Unternehmen nutzbar sein. Diese große Zeitspanne hängt sehr von der Nutzung ab: bei Unternehmen, die ihre Website intensiv nutzen und regelmäßig Veränderungen oder große Nutzungsinnovationen einfügen möchten, kommt eine Website schneller an ihre technischen Grenzen im Vergleich zur Website des Unternehmens, dass seit 20 Jahren die immer gleichen Produkte und Dienstleistungen bietet. Die typischen Fehler sind noch heute ein falsches Impressum und Datenschutz sowie fehlende Cookie-Hinweise und SSL-Zertifizierung. Wer hier Fehler macht, zahlt gegebenenfalls Abmahnungen. Doch schlimmer sind Strafen, die unentdeckt bleiben. Wenn Websites nicht aktuell sind, sich nichts verändert, ist der Grund Nummer 1 immer das CMS. Hier die Fakten in Reihe:

• für alle Websites gilt: Content ist noch immer King
• Aktualisierungen, Erweiterungen sind daher Pflicht
• ein CMS, das diese Arbeit zeitaufwendig und daher keinen Spaß macht, sorgt dafür, dass Websites „verrotten“ – das merken potenzielle Kunden und Mitarbeiter und erhalten mitunter ein schlechtes Bild vom eigentlich guten Unternehmen

Wenn das CMS keinen Spaß macht, ist jede Website auf Dauer zum Scheitern verurteilt – und Unternehmen entgeht unwissentlich Markenpräsenz, da die Sichtbarkeit der Seite extrem leidet. Genauer gesagt, im schlimmsten Fall wird die Website nicht in den Suchergebnissen von Suchmaschinen gelistet und damit einfach nicht gefunden.

Katharina Köhler, Punktmacher GmbH

Realer Fall eines Unternehmens mit Sitz im Münsterland
CMS nur unter Schmerzen zu bedienen, obwohl es WordPress-basiert ist. Die betreuende Agentur sagt, dass es sich um ein „System für Hausfrauen“ handele. In der Besprechung zur Überarbeitung fällt auf, dass keine einzige Webseite (beachte Website vs. Webseite) vollständig, richtig oder gar aktuell ist. Der Geschäftsführer der Agentur merkt das im Gespräch und gibt zu, dass das schlecht gepflegt sei – angelegt wurde die Website vor 7 Jahren. Und an diesem Umstand hat sich nichts geändert.

Hosting auf Servern mit geringer Performance
Websites mit langen Ladezeiten werden nicht nur von Google mit schlechterem Ranking belegt, sondern sorgen auch bei Usern und Kunden für Frust. Das kostet langfristig Geschäft.

Ein reales Beispiel – mit surrealen Folgen

Hätte, hätte … 3 Lieferanten, 1 Zwang zur Umstellung und 0 Möglichkeiten für eine Hosting-Optimierung der Website
Ein kleines Unternehmen in Nordrhein-Westfalen. Seit 10 Jahren verfügt das Unternehmen über eine Domain. Vor 5 Jahren wurde eine Website neu programmiert inklusive CMS (Content Management System). Damals sollte die Seite bereits umgezogen werden auf einen schnelleren Server (Hosting-Optimierung). Nach 5 Tagen regelmäßiger Arbeit daran, wurde dieser Plan verworfen. 2019 mussten vorgeschriebene sog. Cookie-Banner installiert werden*. Das war nicht möglich, weil der Zugang zum Backend der Website zu langsam war. Alle versuchten Uploads wurden durch timeouts vom Server unmöglich. Ein Umzug auf einen schnelleren Server war unvermeidlich.

Fehler, die gemacht wurden

• zu viele Akteure wurden über Jahre involviert
• keine Dokumentation über Zugangsdaten, Zuständigkeiten, Konten etc.
• fehlender Wille, diese Arbeit 1x anzugehen und zu Ende zu führen

Eine falsche Entscheidung hat knapp 2.000 Euro Aufwendungen zuzüglich Opportunitätskosten durch Anträge, Unterschriften, E-Mails und Telefonate hervorgerufen.

Hürden, die übersprungen werden mussten

• die Website lag auf dem langsamen Server eines 2-Mann-IT-Unternehmen
• die Domain lag bei der Telekom
• Zugangsdaten zum Konto der Telekom mussten neu beantragt werden
• der sog. AUTH-Code zum Umzug konnte nicht ausgelöst werden, weil die vor Jahren dort hinterlegte E-Mail nicht mehr existierte bzw. niemand wusste, wohin diese E-Mail ging
• unzählige Telefonate, mehrere Anträge und Unterschriften, die von Dienstleistern und Kunde ausgefüllt und versendet werden mussten
• nach 4 Wochen konnte die Website und Domain zu einem führenden Hoster umgezogen werden
• die Ladezeiten haben sich halbiert
• die Zugangsdaten liegen gebündelt bei einem Lieferanten

Unklar ist, welche potentiellen Kunden dem Unternehmen über Jahre hinweg aufgrund der zu langen Ladezeit entgangen sind. Denn User brechen bei zu langen Ladezeiten ab und Google zeigt langsame Seiten seltener in der Ergebnisanzeige. Schnelle Ladezeiten sind kein nice-to-have, sondern ein must-have.

Anlegen von Unternehmenskonten
Wenn die falschen Personen ein Unternehmenskonto anlegen und verwalten, kann das im Streit und mitunter im Desaster enden. Neben der Person ist auch der richtige bzw. sinnvolle Name des Eintrags wichtig. Auch hier passieren laufend Fehler.

Der Satz „Registrieren Sie uns schon einmal bei Facebook, bevor unser Name weg ist“, mag auf den ersten Blick ein guter Ansatz sein. Wenn das allerdings ein Mitarbeiter übernimmt und dieser das Unternehmen verlässt, kommt es nicht selten zu Problemen – ob absichtlich oder unabsichtlich, ist dabei nicht von Belang.

Empfehlung: (Fake-)Personenprofil mit einer (Unternehmens-)E-Mail anlegen
Jedes Facebook-Unternehmenskonto benötigt zwingend einen Seiteninhaber und einen Administrator (kurz Admin). Dieser wiederum muss ein privates Profil bei Facebook haben. Theoretisch kann ein Mitarbeiter, der ein privates Profil bei Facebook hat, das übernehmen. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, muss er den Admin-Status übertragen. Passiert das nicht, ist das Chaos unausweichlich. Besser ist, ein Fake-Profil einer Person anzulegen mit einer E-Mail, die dem Unternehmen gehört (facebook@unternehmensadresse.de). E-Mails, die dort landen, lassen sich umleiten und filtern ohne den Eintrag bei Facebook ändern zu müssen. Werden externe Dienstleister hinzugezogen, sollten diese lediglich einen Redakteur-Status erhalten. Damit bleibt der Admin immer beim Unternehmen und selbst bei Verlust der Daten kann unter „Passwort vergessen“ ein neuer Zugang an die E-Mail-Adresse des Unternehmens gesendet werden. Diese kann im Grunde nicht verloren gehen bzw. jederzeit wieder eingerichtet werden. Dokumentation ist auch hier wichtig.

Wer den Admin bei Facebook verliert, braucht u.a. eine notarielle Beurkundung und eine eidesstattliche Erklärung des Eigentümers, dass er tatsächlich Inhaber der Seite ist. Ein Anruf bei Facebook ist faktisch nicht möglich.

Der Name ist wichtig – er muss gefunden werden
Mit dem Eintrag allein ist es nicht getan. Punktmacher GmbH sollte auch unter Punktmacher GmbH oder Punktmacher gefunden werden und nicht unter „Punkt Macher“ oder (wie oft verstanden) Punktemacher. Läuft das nicht präzise, finden User das Unternehmen einfach nicht. Das kostet Sympathie, Markenpräsenz und letztlich damit auch Geschäft.

Chaos von Einträgen bei kununu – weil jeder ein Unternehmen anlegen kann
Bei kununu z.B. ist zu sehen, dass viele Unternehmen mit mehreren Einträgen (nicht Konten) existieren. Das liegt daran, dass jede Person ein Unternehmen eintragen kann und sich beim Eintragen weder um die richtige Schreibweise oder Firmierung Gedanken macht. Das zeigt, dass „mal eben“ nicht funktioniert, sondern für Verwirrung sorgen kann.

Einrichten und Übertragen sog. Rollen (falsche Personen)
Die Übertragung von Rollen z.B. bei Facebook ist vermeintlich einfach. Wie bereits beschrieben sollte der Admin wirklich im Unternehmen liegen und nicht extern. Eine bessere Empfehlung lässt sich kaum geben.

Der reale Fall: Admin bei Facebook verloren
Zuerst hatte die Tochter eines Mitarbeiters das Konto angelegt. Danach war eine Person aus dem Marketing mit dem privaten Profil als Admin angelegt. Das sollte geändert werden. Dazu wurde ein Fake-Profil angelegt. Doch dabei ging offenbar etwas schief, denn nach Deaktivierung des Admins gab es gar keinen Admin mehr bzw. keiner weiß, welche E-Mail hinter dem Admin-Konto liegt. Eigentlich nicht möglich, aber realer Fall, der das Unternehmen und Dienstleister seit Monaten beschäftigt.

Einstellungen bei der Bewerbung von Beiträgen
Unternehmen, die hunderttausende Euro monatlich in die sozialen Medien oder Google investieren, verfügen über entsprechendes Know-how und Plattformen sowie Alarme, die frühzeitig melden, wenn Ad-Spendings (Anzeigen-Ausgabe) plötzlich überdurchschnittlich hoch werden. Kleine Unternehmen machen das seltener. Damit sind sie selbst aufgefordert, maximale Budgets zu definieren und die Zielgruppen möglichst präzise einzuschränken. Dabei ist klar, dass jeder Werbe-Euro effizient eingesetzt werden und die Zielgruppe erreichen soll. Wer sich nicht täglich damit beschäftigt, für den sind die Werbekonten von Google und Facebook nicht unbedingt leicht zu durchblicken. Im Zweifel hilft hier ein kompetenter Dienstleister.

Nichts machen ist auch keine Lösung
Ungeachtet der möglichen Fehler, die bei dem Online-Gang passieren können, ist es natürlich trotzdem sehr sinnvoll diesen Schritt zu machen. Die Entscheidung liegt zwischen dem so genannten „make or buy“ (= selbst machen oder einkaufen):

1. Die „Wir-machen-das-selbst-Unternehmer“ müssen Zeit und Geld in die eigene Fortbildung investieren, um den theoretischen Hintergrund zu erlangen. Dann ist wichtig, regelmäßig praktische Erfahrungen zu machen. Das ist gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen schwierig, weil die Budgets eher übersichtlich sind und aufgrund dessen keine tägliche Arbeit möglich ist. Damit geht theoretisches Wissen immer wieder verloren.
2. Externe Dienstleister beauftragen, die mehrere Kunden betreuen und sich damit per se täglich mit o.g. Themen befassen können und müssen. Vorteil ist, dass dort gemachte Fehler und deren Behebung vom Dienstleister zu lösen sind.

Schlussempfehlung: vor dem ersten Schritt nachdenken, planen, fragen, delegieren
Wer weiß, welches Ziel mit der Online-Präsenz verfolgt wird, kann davon die Maßnahmen ableiten. „Alle anderen sind auch online“ ist in der Regel kein Maßstab. Ziele definieren. Nachdenken, auf welchem Wege, mit welchen Personen, welchem Budget und über welchen Zeitraum die Präsenz durchgeführt werden soll. Eine Planung und Einbeziehung der entsprechenden Personen, kritische Fragen und dann die Delegation mit einigen Abstimmungsschritten (sog. Milestones). Dann kann es losgehen.

Wer Aufwände einschätzen möchte, fragt jemanden, der schon online ist
Der beste Tipp, um Budgets zu planen ist, jemanden zu fragen, der das gleiche bereits umgesetzt hat. Wer niemanden hat, fragt einen Dienstleister. Eine kurze aber präzise Stellungnahme ist für 100 Euro zu erhalten und rechnet sich sofort. Denn jeder der o.g. Fehler kostet ein vielfaches dessen.

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